Políticas de entrada e saída de funcionários servem para manter a organização e o controle da jornada de trabalho e incluem uma definição clara de horário de início e final do expediente e dos intervalos, bem como de regras para banco de horas, faltas e erros no registro.
Apesar da individualidade de cada instituição, todas as regras têm que estar de acordo com a legislação (CLT) e o departamento responsável por aplicá-las deve conscientizar os gestores e funcionários sobre sua importância para evitar falhas no registro e, consequentemente, na folha de pagamento.
Para que o processo seja feito de forma correta, todos os trabalhadores precisam estar cientes da sua finalidade, assim, eles entendem o porquê de realizar e levar a sério a anotação de sua jornada de trabalho.
A seguir, conheça mais detalhes sobre a importância de ter uma política de controle de ponto na sua empresa, seus benefícios e os principais itens que devem ser considerados em sua construção, como a definição de horários e pausas, tolerância para atrasos e o que diz a legislação.
Qual a importância de uma política de entrada e saída?
Ao definir o controle de entrada e saída de funcionários, o horário de trabalho fica organizado e o registro permite um acompanhamento da jornada de perto – por parte dos responsáveis e dos próprios colaboradores –, o que garante que a legislação está sendo cumprida.
Com tudo registrado, as fraudes na marcação de ponto diminuem, evitando erros no pagamento, ações trabalhistas e penalidades para a empresa.
Além de ser obrigatório para alguns estabelecimentos, o registro também facilita o trabalho dos responsáveis pelo departamento pessoal: de conferir se a jornada foi cumprida corretamente ao ter em mãos anotações confiáveis.
A forma correta de controle está presente no Decreto-Lei nº 5.452, que aprova a Consolidação das Leis de Trabalho, regula essa atividade e deve ser seguido pelos empregadores.
O que a legislação diz sobre registro de ponto?
A anotação dos horários de início e final da jornada de trabalho é obrigatória para estabelecimentos com mais de 20 funcionários e a definição dos turnos, assim como o pagamento de horas extras, devem ser acordados de maneira individual.
O registro dos intervalos intrajornada também são opcionais na folha de ponto, mas é aconselhável fazê-lo já que, dessa forma, fica mais fácil saber se as pausas estão sendo respeitadas ou não.
Outro ponto que vale ser observado são as variações de entrada e saída que, quando não ultrapassam cinco minutos, não podem ser descontadas se permanecerem dentro do limite máximo de 10 minutos diários.
A legislação surgiu para dar mais transparência às relações e assegurar os direitos tanto do empregador quanto dos empregados, trazendo benefícios para ambos. Entre essas regras, existem mais alguns benefícios que podem ser citados e sobre os quais falaremos a seguir.
Quais os benefícios de implementar regras para o registro de ponto?
Por mais que seja obrigatório para algumas empresas, esse controle pode ajudar na gestão da jornada de trabalho dos times em diversas organizações, mesmo de menor porte, e ainda trazer vantagens como:
- respostas padronizadas para dúvidas comuns, tratando todos os casos com igualdade e promovendo um ambiente de trabalho justo;
- gestão eficiente do tempo de trabalho e aumento de produtividade, pois os funcionários sabem o horário de iniciar e finalizar as atividades e têm seus intervalos de descanso garantidos; e
- compreensão de todos os trabalhadores sobre a importância de bater o ponto e fazer isso da maneira correta.
Desse modo, tanto os responsáveis pelo controle do ponto quanto os funcionários saem ganhando.
Quais são os tipos de políticas de registro de ponto?
Existem diferentes formas de registro de ponto e, para definir uma política, leve em conta o público-alvo ao qual ela é dirigida, ou seja, o perfil dos funcionários da empresa, o tipo de trabalho realizado, os turnos e a quantidade de colaboradores.
Alguns negócios optam pelo registro de ponto por exceção que consiste em um acordo individual ou coletivo em que os funcionários não precisam anotar o ponto diariamente, apenas em eventualidades, como horas extras e atrasos. Outros preferem ser mais tradicionais.
Para os demais acordos, o controle pode ser realizado de uma das seguintes maneiras:
- ponto manual – através de livro ou folha de ponto;
- ponto eletrônico – usando um cartão ou a biometria; ou
- ponto digital – registrando o horário via aplicativo de celular com GPS.
Independentemente do tipo de ponto escolhido, todos devem gerar um comprovante para o colaborador e esses dados devem ser mantidos pela empresa. Isso também consta na lei.
Alguns relógios e sistemas mais modernos permitem o armazenamento das informações na nuvem e elas podem ser visualizadas pelo funcionário sem a necessidade de pedir permissão prévia de acesso para o gestor. Vale experimentar!
Enfim, depois de identificar o método de registro, a cultura da empresa, o perfil dos colaboradores, o segmento e os turnos de trabalho é hora de criar as regras de entrada e saída de relógios de ponto.
Trouxemos algumas ideias que podem ser úteis e auxiliar na construção de políticas para o seu negócio.
7 melhores práticas de políticas de entrada e saída de funcionários
Como cada negócio possui suas individualidades, não é possível ter regras e padrões que incluam todos os estabelecimentos, não é mesmo?
Mas é possível estipular fatores em comum para serem analisados e, assim, produzir uma política adequada para cada ambiente e garantir a regularidade da jornada de trabalho realizada dentro da empresa.
Conheça sete itens importantes para avaliar na construção de uma política de registro de ponto.
1. Definir horários de entrada, saída e intervalos
Quando a carga horária e a política da empresa em relação à ela são claras, os funcionários conseguem cumprir seus deveres e criar uma separação e um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e a vida profissional.
Por isso, definir a jornada é tão importante na hora de se pensar sobre uma política de registros de ponto!
Os horários devem ser acordados com cada colaborador para que sejam favoráveis para ambas as partes. Além disso, essa clareza também evita a realização de horas extras sem necessidade, que depois terão que ser descontadas (ou pagas!) de alguma maneira.
2. Estabelecer políticas de pontualidade e tolerância a atrasos
Estipular uma margem de atrasos e adiantamentos do registro de ponto ajuda os colaboradores a se manterem dentro do horário estabelecido da jornada de trabalho, mesmo quando imprevistos do dia a dia acontecerem.
Também é necessário decidir o que será feito em casos de atrasos além da margem tolerada e de faltas não justificadas, criando uma ação padrão ou definindo os responsáveis para organizar a correção das horas faltantes.
3. Determinar pausas e intervalos
Segundo o Art. 71 da CLT, jornadas de até seis horas devem ter um intervalo de pelo menos quinze minutos e, em jornadas de trabalho com uma carga horária maior, os intervalos devem ser de, no mínimo, uma hora.
Não é obrigatório o registro dessas pausas, mas é essencial que os horários estejam bem definidos e que os funcionários estejam cientes da necessidade de sinalizar a pausa no relógio de ponto ou não.
Ao criar uma política de intervalos para descanso e alimentação e incentivar que essas pausas sejam realizadas, o cansaço por excesso de trabalho é evitado e você pode notar resultados na melhora da saúde, bem-estar e produtividade dos colaboradores.
4. Criar normativas específicas para o banco de horas
Um banco de horas pode ser útil para lidar com saídas antecipadas, atrasos, faltas e horas extras. É preciso ter atenção na maneira com que essas horas serão recompensadas, seja através de remuneração financeira ou em dias de folga.
O pagamento do tempo extra de trabalho pode ser combinado em um acordo individual ou as horas devem ser compensadas no período de seis meses até um ano, a depender do que foi combinado entre colaborador e gestor ou com o sindicato da categoria.
Esses acordos têm que estar claro para que os colaboradores entendam o que é banco de horas e como ele funciona, também para que as horas extras sejam recompensadas da maneira correta, evitando desentendimentos.
5. Definir ações em caso de erros no registro
O que fazer se o ponto for batido errado ou esquecido? Eventualidades podem acontecer e é preciso saber lidar com elas, por isso, oriente os funcionários a avisar os gestores ou responsáveis pelo controle de jornadas quando algo não ocorrer de acordo com a política da empresa.
Além disso, enfatize que o registro no relógio de ponto não pode ser feito por outro funcionário: cada colaborador é responsável por anotar sua jornada de trabalho de maneira honesta e verdadeira.
6. Monitorar frequentemente o registro de ponto
Para conferir se os funcionários estão seguindo as normas adotadas pela empresa, é imprescindível que os supervisores ou responsáveis confiram os registros de forma frequente para identificar possíveis erros.
Inclua uma definição dessa frequência nas políticas de entrada e saída também.
Esse monitoramento permite a verificação de fraudes em relação aos horários da jornada de trabalho ou falhas no registro e, dessa maneira, é possível realizar correções e melhorias.
7. Realizar treinamentos com os funcionários
Para finalizar, ao definir todas as regras, elas precisam ser repassadas para colaboradores da empresa em uma linguagem simples e direta para ter a certeza de que todos compreenderam as novidades.
Esse aspecto também entra como política se você quiser tudo bem organizadinho, por sinal.
Explique todos os itens que compõem as normativas para o registro do ponto e o passo a passo de como o processo deve ser feito. Além disso, indique com quem cada funcionário pode tirar as dúvidas que venham a surgir ao longo do tempo.
Vale reforçar: esclarecer essas práticas e tratar da importância de fazê-las serve como um lembrete aos colaboradores para realizarem o processo de maneira correta, já que o controle de ponto impacta diretamente na folha de pagamento – e no bolso de todo mundo!
Agora é com você! Quais tópicos trazidos no decorrer deste artigo melhor ajudarão na composição de uma nova política geral por aí? Estude-os e aplique-os. Faça testes também! Ah, e utilize um controle de ponto eletrônico se quiser melhores resultados a curto prazo.
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