O registro de ponto offline pode acontecer tranquilamente quando uma empresa faz uso de plataformas específicas que disponibilizam essa função porque os dados ficam salvos, por exemplo, em um tablet ou no celular dos próprios colaboradores e são sincronizados assim que se tem acesso à internet.
Aí está, justamente, o segredo da modalidade: no chamado “sistema de cache”, um tipo de memória temporária que todo aplicativo ou ferramenta tem, na qual ficam armazenadas informações que são trocadas frequentemente, que podem ser acessadas em outros momentos, uma vez que haja conexão.
Em geral, a sincronização de cache pode ser configurada para acontecer automaticamente, mas isso costuma exigir mais memória e bateria dos dispositivos, sem falar no uso de dados quando não existe conexão Wi-Fi.
Então, não é raro que o processo acabe sendo feito de forma manual, através da sua ativação no menu de configurações do aparelho e/ou da plataforma.
As coisas se complicam quando existe a necessidade da sincronização manual? Nem pensar! A simplicidade está no topo das vantagens da marcação sem internet feita atraves dé soluções modernas de registro de ponto, mas algumas dúvidas sobre registro de ponto offline podem surgir no decorrer do processo e elas estão esclarecidas neste artigo.
O que é registro de ponto offline? Dúvida número um!
O uso do sistema de ponto offline ou a marcação de jornada feita sem conexão com a internet nada mais é do que o apontamento eletrônico dos horários de entrada, saída e intervalos, feito pelos colaboradores de uma empresa em aplicativos que salvam as informações mesmo quando os aparelhos (celulares ou tablets) estão sem conexão com a internet.
A modernidade permite que os dados sejam sincronizados posteriormente, assim que os dispositivos voltarem a ficar online.
Se você parar para pensar, acontece mais ou menos a mesma coisa com o aplicativo do e-mail instalado no seu celular: você escreve um conteúdo, adiciona anexos e afins e o deixa na caixa de saída para ser enviado quando a conexão voltar.
E vale também para o app preferido de mensagens instantâneas dos brasileiros, que deixa um símbolo de “reloginho” avisando que o texto, a foto ou o vídeo ainda não foram entregues – o que leva as pessoas a entenderem que isso não aconteceu por algum problema de dados ou Wi-Fi.
A grande diferença é que as informações de ponto eletrônico são mais sensíveis e, acima de tudo, têm um importante peso legal! Mas, antes de tratar da lei, que tal você se aprofundar na prática?
Como fazer o controle de ponto offline? Passo a passo rápido
O controle de jornada offline pode ser feito por meio de aplicativos que têm memória cache, um registro temporário no qual ficam armazenados os dados que apareceram enquanto o celular ou o tablet estava offline, para sincronizá-los quando a conexão for restabelecida.
Confira, adiante, alguns pontos básicos para a marcação acontecer sem problemas.
- Cada colaborador precisa fazer o download da solução escolhida pela empresa para registro de ponto, ter um usuário e uma senha individuais e seguir o que está na política interna da corporação para deixar o seu registro corretamente no sistema.
- Mesmo se estiver sem internet, o funcionário precisa bater o ponto normalmente e o dado será salvo no dispositivo.
- Quando conseguir conexão novamente, este mesmo colaborador vai sincronizar os dados do aparelho para que o sistema seja atualizado.
Na hora da sincronização, dentro do próprio aplicativo, basta procurar pela palavra “Sincronizar” ou pelo símbolo ⟳, esperar a tela de confirmação, conferir se os dados estão corretos e autorizar. Alguns aplicativos também já fazem o processo sem você precisar clicar em nada.
E por falar nisso, em qualquer tecnologia, quem preferir autorizar a sincronização automática deve acessar o menu da ferramenta e buscar por “Registro offline” ou semelhante. Vale lembrar que a sincronização automática faz com que os dados entrem no sistema assim que houver conexão, impedindo a revisão dos dados antes do envio.
Ah! E, na maioria das organizações, o ponto offline deve ser autorizado pelos gestores, que podem ocultar ou disponibilizar a função no aplicativo de registro de ponto.
Existem sempre alternativas para correção das marcações, mas cada ajuste deve ser justificado, e a empresa pode até mesmo criar regras dentro das políticas essenciais de controle de jornada quando a recorrência de correções for grande.
E dá para desinstalar o sistema de registro offline a qualquer momento?
Atenção para esta informação importante: desinstalar e reinstalar a ferramenta, fazer limpeza de cachê e usar programas de manutenção podem fazer o usuário perder todos os dados registrados no período em que esteve offline desde a última conexão! Essas ações apagam a memória temporária nas quais ficam as informações de ponto.
Parece preocupante, mas os benefícios são enormes, e talvez seja interessante para você conferir de forma mais detalhada como essa ferramenta pode ser vantajosa.
Quais as principais vantagens do registro de ponto offline?
As principais vantagens do registro de ponto offline estão relacionadas à mobilidade, simplificação e unificação das marcações e à maior produtividade e o melhor controle de profissionais que desempenham papéis itinerantes ou em locais nos quais a infraestrutura de rede é mais limitada.
Como o ponto offline não depende de uma conexão de internet para ser registrado – bastando a memória do dispositivo para armazenar os dados –, pessoas que trabalham em jornada externa, por exemplo, podem fazer seus apontamentos sem deixar faltar nenhum, sincronizando as informações assim que acessarem alguma rede.
Isso permite:
- maior precisão e confiabilidade nos registros;
- redução de custos tidos com aquisição, implementação e manutenção de equipamentos de ponto eletrônico;
- rotina simplificada tanto para os profissionais quanto para quem faz a gestão de pessoal; e
- adequação da empresa às definições da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e de outras normativas, como a Portaria 671.
Sim, o ponto offline também está previsto na lei!
O que diz a legislação sobre registro de ponto offline? A pergunta que não quer calar
A legislação sobre registro de ponto offline envolve a CLT e a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho, que revogou a antiga Portaria 1510/2009, passando a estabelecer critérios mais claros para situações como o teletrabalho e home office.
Além do registro de ponto convencional (REP-C), de acordo com a Portaria 671, empregadores podem optar, atualmente, por implementar Registro de Ponto Alternativo (REP-A) ou Registro de Ponto por Programa (REP-P) em suas empresas.
Nos dois últimos casos, o controle da jornada é eletrônico, mas apenas soluções de registro de ponto enquadradas como REP-A oferecem a opção de marcação offline via dispositivos móveis, o que as torna essenciais, principalmente, nos casos específicos mencionados acima de trabalho fora do escritório e sem jornada de 8 horas muitas vezes.
Qual a importância de se ter um registro de ponto que funcione online e offline? Mais uma dúvida esclarecida antes de você ir
Um registro de ponto que funcione online e offline é essencial para garantir a continuidade e precisão no acompanhamento das horas trabalhadas pelos funcionários, assegurando que os dados de presença no cotidiano empresarial sejam registrados sem riscos de fraudes e com o mínimo possível de chances de erros, mesmo em condições nas quais não há acesso a dados móveis de internet ou Wi-Fi.
Funcionários trabalhando de locais mais remotos ou em constante movimento podem registrar suas horas independentemente da disponibilidade de conexão, a relação entre eles e seus líderes se torna cada vez mais transparente e ninguém sai perdendo na hora do fechamento da folha de pagamento.
Nem a empresa paga a mais por horas extras desnecessárias e nem o funcionário recebe a menos por não conseguir contabilizar o tempo dedicado diariamente às suas funções!
Seja pela praticidade do apontamento experimentada pelos colaboradores ou pela segurança e agilidade no fim do mês quando chega a hora dos cálculos obrigatórios para o departamento financeiro, o RH e os gestores, escolher um bom sistema eletrônico com registro offline pode se tornar a chave para o sucesso.
Não durma no ponto: navegue pelas alternativas da Coalize e solicite uma demonstração gratuita do recurso se quiser. Aposte em quem melhor entende sobre o poder transformador da tecnologia na vida corporativa (e de cada pessoa que faz parte da sua equipe)!
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