O REP-A ou Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo é uma das alternativas de controle de jornada que está dentro da lei e funciona de forma moderna e prática, e o melhor exemplo desse sistema é o controle de ponto biométrico. A depender do ramo de atividade de uma empresa, utilizá-lo será benéfico por vários motivos, dentre eles, pela mobilidade e a segurança de registro de dados dos funcionários.
Regularizado pela Portaria 671 de 2021, que reuniu atualizações das Portarias 1.510/2009 e 373/2011, atualmente revogadas, o REP-A só pode ser adotado após convenção ou acordo coletivo feito entre empregador e empregados segundo a legislação.
Mas qual a vantagem de implementá-lo e quais melhorias ele pode trazer para a jornada de trabalho dos funcionários e para o trabalho de quem está à frente da gestão de pessoas ou da própria organização? Saiba a resposta para essas e outras dúvidas neste artigo!
O que significa implementar um controle de ponto alternativo?
Implementar controles de ponto como o Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo (REP-A) significa permitir a marcação de jornada até mesmo por aplicativo para celular, computador ou tablet, por geolocalização ou reconhecimento facial, por exemplo.
Registradores mais modernos são chamados assim pois permitem que os funcionários da empresa que os utilizam registrem horários de entrada, saída e intervalo de outras formas não tão tradicionais quanto as permitidas pelos registradores convencionais, classificados, pela lei, como Registrador de Ponto Convencional, o “REP-C”.
O formato alternativo de controle garante mobilidade para gestores e funcionários, já que pode ser colocado em prática de outros lugares que não sejam o escritório da companhia. E ele está regulamentado pela legislação trabalhista!
Segundo artigo nº 75 da Portaria 671/2021, para marcação de jornada de trabalho em registros eletrônicos, se tornou obrigatória a utilização de um dos três tipos de sistemas existentes na atualidade: o convencional REP-C, o REP-P – também chamado de Registro Eletrônico de Ponto via Programa – ou o REP-A, assunto central deste artigo.
O que é o REP-A?
O REP-A é um dos sistemas de registro de ponto regularizados por lei atualmente e que pode ser adotado em empresas para que os funcionários computem os horários de início e término de jornada, além do horário de almoço e pausas para intervalos, onde quer que estejam.
Esse registro também pode ser feito por uma máquina instalada dentro da empresa, se o empregador preferir.
Tanto a utilização de um REP-A quanto a maneira como acontecerá a marcação de ponto precisam estar definidas, previamente, por acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho (CCT).
O formato surgiu como uma possibilidade de mobilidade e segurança para as empresas e os funcionários na hora de marcar a jornada e de fazer o fechamento da folha de ponto. Ele permite um controle assertivo e rápido, sem planilhas ou comprovantes físicos, que, historicamente, trazem muitos problemas para o departamento de Recursos Humanos.
Como funciona o REP-A?
Basicamente, o REP-A pode funcionar em uma empresa de maneira presencial, com a coleta de biometria ou o reconhecimento facial, ou ser um aliado para o registro de ponto remoto, por sua vez, feito através de aplicativos para celular que utilizam de tecnologia de GPS (geolocalizador) ou também pela identificação do rosto do colaborador.
Uma vez estando acordado entre funcionários e empresa o uso do REP-A, cada colaborador precisa marcar seu horário de entrada no trabalho toda vez que chega à empresa ou começa a trabalhar. O mesmo vai acontecer nos inícios e términos de intervalos e ao final da jornada diária.
E onde o REP-A pode ser usado? Em qualquer companhia que busque praticidade tanto para o registro dos horários quanto para o controle dos pagamentos no final do mês!
Vale lembrar que o controle de ponto é obrigatório para instituições com 20 funcionários ou mais registrados com carteira assinada, mas nada impede você de implementar a modernidade por aí, seja qual for o tamanho do seu empreendimento.
Convencionalmente, o aparelho de registo de ponto, quando usado em escritórios, deve ficar próximo da entrada do ambiente físico, para facilitar aos funcionários a lembrança do registro. Quando o REP-A é usado de forma remota, ele costuma funcionar através de um aplicativo para celular.
Fique sabendo: uma boa desenvolvedora e implementadora de sistema alternativo de ponto eletrônico vai oferecer a você tanto uma quanto a outra opção e ajudar na escolha da melhor alternativa, considerando as necessidades do seu negócio e de quem faz parte do seu time.
Como escolher um REP-A?
Para escolher o melhor REP-A, é preciso analisar bem as opções disponíveis no mercado, além das necessidades da empresa em termos de modernização do cotidiano, bem como no que diz respeito à simplificação de processos. De qualquer forma, opte sempre por ferramentas que facilitem a gestão de ponto da maneira mais ampla possível.
Aqui estão algumas dicas para você seguir se quiser!
- Entenda as necessidades e o porte do seu negócio.
- Defina se todos os funcionários vão ao escritório trabalhar ou se você vai adotar o modelo de trabalho híbrido ou o home office por aí.
- Certifique-se de que a sua empresa ainda não esteja inserida em um acordo ou uma Convenção de Trabalho que impeçam a implementação do REP-A.
- Estabeleça a implementação do registrador através de acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho, contando com suporte jurídico adequado.
- Dentre as opções de marcas implementadoras do recurso, descubra qual ou quais fornecem demonstrações para você conhecer melhor o que está adquirindo e atendimento pós-vendas humanizado.
Por último, mas não menos importante, apenas escolha sistemas ou relógios de ponto adequados ao que determina a Portaria 671/2021.
O que diz a lei sobre REP-A?
A lei que, atualmente, define o que é, como implementar e usar o REP-A é a Portaria 671. Ela define a necessidade de autorização, por convenção ou acordo coletivos, para que o registro esteja dentro das normas, além de obrigar que o controle de ponto identifique todos os funcionários da empresa, seja no local de trabalho ou remotamente.
Essa portaria é uma atualização de outras duas, a 1.510/2009 e a 373/2011, que não valem mais.
Como funciona o REP-A na Portaria 671?
Além da necessidade de uma convenção ou acordo coletivo para o uso de Registrador de Ponto Alternativo ter validade, a Portaria 671 define que todos os registros de ponto devem gerar um Arquivo Fonte de Dados (AFD) e um espelho de ponto eletrônico, que servem como comprovantes da marcação de jornada.
Segundo o Artigo 84, esses registros devem conter, no mínimo, as informações apresentadas na caixinha abaixo.
| I – Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista; II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função; III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico; IV – horário e jornada contratual do empregado; V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso). |
Ainda conforme o Anexo V da mesma normativa, caso o sistema escolhido pela empresa seja um REP-A, tanto o AFD quanto o espelho só serão exigidos para acordos e convenções que se iniciaram a partir de 11 de fevereiro de 2022.
Agora, confira algumas orientações práticas!
Quais as regras para o uso do REP-A?
Existem três regras básicas para implementação e utilização de Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo em empresas brasileiras:
- a empresa não pode abrir nenhum tipo de permissão para que os funcionários alterem ou deletem seus registros;
- a Emissão de Arquivo Fonte de Dados (AFD) deve conter o número do Programa de Integração Social (PIS) do trabalhador, a data de marcação do ponto e o chamado “Número Sequencial de Registros” ou NSR, ou seja, o número da marcação que fica guardado no relógio de ponto, e também deve conter assinatura eletrônica com certificação digital; e
- não é permitido nenhum tipo de restrição sobre a marcação de pontos dos colaboradores. Aliás, o bloqueio de controle de ponto é completamente ilegal.
O funcionário precisa ter direito de acesso ao comprovante de cada marcação e, para isso, é regra que haja a implementação de um equipamento ou sistema capaz de gerar um extrato eletrônico ou impresso dos registros.
E, com tudo dentro dos padrões, bastará usufruir das vantagens do recurso.
Quais as vantagens do REP-A?
O modelo de registro de ponto classificado como “A” pela lei custa mais barato para os empreendedores em comparação a outras alternativas, requer baixa manutenção, ao contrário do que acontece com o REP-C, e reduz as chances de fraudes ou erros nas marcações.
Além disso, também garante mobilidade para a empresa e os funcionários, uma vez que pode ser adotado no formato digital, eliminando a necessidade da presença no ambiente físico de escritório para registro adequado do ponto.
Por último, o modelo alternativo proporciona mais agilidade e segurança no gerenciamento de banco de horas, facilitando o trabalho de fechamento da folha de pagamento todos os meses.
Cabe mencionar que, assim como um REP-P, sistemas definidos como REP-A precisam ser desenvolvidos e implementados por empresas certificadas e legalizadas, mas, especificamente para desenvolvimento de REP-P, é necessário um registro de marca e de software pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), então, caso você esteja buscando saber qual a diferença entre REP-A e REP-P essa é sua resposta.
É isso! Agora que você entendeu o funcionamento e como escolher soluções alternativas, esteja sempre atento às atualizações das leis trabalhistas para não se perder no que é permitido ou não. Até a próxima!
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