Atualmente, não há nada melhor do que um sistema de ponto em nuvem para empresas de qualquer porte ou setor que queiram se adequar às leis trabalhistas, evitar problemas no registro de jornada dos funcionários e, ainda, melhorar a gestão de pessoas!
Essa ferramenta é bastante focada em acessibilidade e distribuição de informação porque representa um banco de dados online, atualizado em tempo real toda vez que alguém registra entradas ou saídas do trabalho. Não à toa, ela também garante agilidade e precisão nas marcações e no controle de jornada.
Todo trabalhador que bate ponto sabe como esse processo pode ser maçante, mas são os gestores das companhias ou os responsáveis pelo departamento financeiro, principalmente, que costumam ter a maior dor de cabeça no momento de juntar as informações para calcular das horas extras às férias.
Então, por que não investir em mudanças que vão contribuir com o coletivo? Leia este artigo até o final para entender como o sistema em nuvem pode representar um enorme progresso por aí!
O que é um sistema em nuvem?
O sistema em nuvem é uma plataforma online através da qual acontecem o armazenamento, o processamento e o acesso a dados diretamente pela internet, sem a necessidade de nenhum computador ou software físicos.
Também conhecido como “cloud”, ele garante, para as empresas que o adotam, a posse de uma infraestrutura escalável, paga e ampliada sob demanda, capaz de comportar todas as informações nela inseridas sem nenhum tipo de complicação.
Além disso, pode receber acessos simultâneos de pessoas autorizadas e, portanto, todos os que precisam e podem usufruir dos dados centralizados na tecnologia conseguem recorrer à plataforma sem precisar “esperar a vez”.
Percebe como entendê-lo conceitualmente já lhe permite adivinhar como ele beneficia os negócios quando seu desenvolvimento e sua utilização são voltados, especificamente, para o monitoramento de jornada de trabalho?
E um sistema de ponto eletrônico em nuvem?
O controle de ponto online em nuvem é uma solução moderna de monitoramento de jornada que, em se tratando do formato da marcação de entradas, saídas e intervalos, pode ser considerado bem similar ao modelo eletrônico tradicional.
Através de uma plataforma desenvolvida para comportar os dados no formato “cloud”, o funcionário confirma sua identidade e registra seu horário de trabalho, mas isso acontece apenas com o acesso do colaborador à internet, sem a necessidade de equipamentos, como acontece no relógio cartográfico.
O principal diferencial da nuvem é a sua acessibilidade, ou seja, basta ter uma rede disponível para se conectar e apontar suas horas de trabalho no próprio celular, tablet ou computador – no caso do funcionário – e para fazer o fechamento da folha de ponto – no caso do gestor ou líder responsável pela tarefa.
Então, ela pode ser muito útil especialmente para empresas cujos funcionários trabalham no modelo híbrido ou de forma remota, e mesmo para aquelas que contam com pessoas atuando externamente, fora do espaço físico de um escritório, por exemplo.
Como funciona o sistema de ponto em nuvem?
O ponto em nuvem transmite, para servidores remotos e 100% pela internet, os registros que seriam feitos através de sistemas físicos, instalados no local da empresa. Assim, ele permite uma coleta de informação muito mais versátil e garante acesso e uso dos dados somente por pessoas autorizadas, de um jeito muito mais eficiente e seguro.
Confira, no quadro abaixo, mais detalhes de todo esse processo! Apenas lembre-se de que tudo só começa depois de escolhido um recurso certificado e reconhecido no mercado.
| Registro de ponto | Usando um aplicativo de banco de horas para celular ou tablet ou até mesmo acessando um portal pelo navegador do computador, os trabalhadores registram seus horários de entrada, saída e intervalos seguindo a política interna da empresa e a legislação trabalhista. |
| Conexão com a nuvem | Os dados de registro de ponto são transmitidos, pela internet, para os servidores do provedor de serviços em nuvem. Caso o registro aconteça em algum lugar sem conexão, as informações permanecem registradas como ponto offline até que haja conexão e elas sejam sincronizadas pelo colaborador. |
| Armazenamento e processamento | Os dados ficam salvos de forma segura nos servidores em nuvem para, então, serem processados e utilizados por pessoas autorizadas. As melhores plataformas de registro já ajudam a calcular as horas trabalhadas, os períodos de descanso, os adicionais noturnos, as férias e as folgas de forma automatizada. |
| Acesso aos dados | Tudo o que é registrado pode ser acessado por gestores e administradores, bem como pelos próprios funcionários, por meio do app para registrar horas de trabalho ou da internet. |
A possibilidade de acesso a partir de qualquer aparelho, bem como a agilidade dos registros de ponto e a possibilidade de expandir ou reduzir a memória da nuvem, se necessário e pagando somente pelo que é utilizado, são somente alguns dos benefícios da inovação.
12 benefícios do sistema de ponto em nuvem
Uma plataforma em nuvem oferece acessibilidade remota, possibilidade de integração com outros sistemas, segurança de dados, geração de relatórios, controle em tempo real e mais transparência e sustentabilidade na própria operação.
Saiba mais sobre esses e outros 12 benefícios!
1. Acessibilidade
A qualquer hora e de qualquer lugar! Ele pode ser acessado tanto por colaboradores quanto por gestores onde quer que estejam. Os dados estarão 100% atualizados sempre que houver conexão à internet e não será preciso utilizar aparelhos específicos para registro de ponto ou obtenção de relatórios de horas.
2. Redução de custos
Não há necessidade de aquisição de nenhum hardware específico ou de softwares caros para que o controle de jornada e a marcação de ponto aconteçam. Sem contar que a possibilidade de uso de dispositivos “básicos” do dia a dia reduz despesas com manutenção ou reposição de outros equipamentos.
3. Fácil integração
A cloud tem integração facilitada a outras plataformas de Recursos Humanos (RH), como aquelas que ajudam na gestão de benefícios e na admissão online, permitindo processos muito mais práticos e eficientes.
4. Atualizações automáticas
As atualizações de plataforma são feitas automaticamente, garantindo que você sempre tenha a versão mais recente do sistema, assim como acontece com a interface de preenchimento de dados para registro de jornada utilizada pelos colaboradores.
5. Conformidade legal
A ferramenta ainda contribui para uma gestão muito mais precisa de questões que envolvam a Justiça trabalhista e fiscal, especialmente processos ou até multas que costumam ocorrer quando uma empresa não faz o controle de ponto de forma correta.
6. Menos erros, mais precisão
Como o controle de dados é feito de forma automática, erros humanos no rastreamento das horas ou nos próprios registros são drasticamente reduzidos com uma plataforma de ponto moderna, assim como as falhas em cálculos.
7. Cálculos automatizados
E, por falar em cálculos, a nuvem praticamente elimina a necessidade de calculadoras, e tarefas como soma de horas extras e contabilização de dias de férias disponíveis ocorrem automaticamente e de forma integrada à interface que o sistema oferece ao próprio colaborador.
8. Relatórios instantâneos
A automação também permite, às pessoas autorizadas, gerar relatórios em tempo real contendo todos os dados necessários para um monitoramento mais próximo das jornadas, além de permitir tomadas de decisão muito mais embasadas. Os relatórios ainda ajudam na otimização da folha de ponto e no planejamento de escalas e de eventos especiais.
9. Possibilidade de mudanças no espaço de armazenamento
Conhecida no universo da Tecnologia de Informação (TI) como “escalabilidade”, a possibilidade de ampliar ou reduzir o espaço utilizado para armazenamento dos dados é outro benefício da “cloud”: dá para dimensioná-la de acordo com a demanda do negócio, você sabia?
10. Processos transparentes
Com o fluxo de dados integrado, os funcionários podem acessar seus próprios registros de jornada, conferir qualquer eventual saldo em banco de horas e até mesmo a quantos dias de férias já têm direto. Essa transparência melhora o clima organizacional e aumenta a satisfação no trabalho.
11. Sustentabilidade
Querendo ou não, ao modernizar o controle de jornada, você, literalmente, estará deixando de lado uma montanha de papéis que não precisam mais ser impressos e usados, enquanto poupa a energia elétrica que seria direcionada ao funcionamento de sistemas físicos. A opção é, definitivamente, mais ecológica e sustentável.
12. Dados seguros
Os provedores de nuvem com credibilidade e reconhecimento têm medidas de segurança robustas para proteger seus dados e de seus funcionários e priorizam a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a preservação do sigilo sobre a vida de cada colaborador.
Então, caso você esteja se perguntando se um sistema de ponto em nuvem é seguro, a resposta é sim, a exemplo da solução desenvolvida pela Coalize. Quer ver por quê?
| Sistemas de ponto em nuvem são seguros quando quem os desenvolve se preocupa com os aspectos listados abaixo! |
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E com adequação à principal normativa válida para trabalhadores ao redor de todo o Brasil, claro!
O que diz a legislação sobre sistema de ponto em nuvem?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece a proteção do sigilo das informações registradas pelos trabalhadores independentemente do formato que o controle de horas acontece e, portanto, incluindo os casos de registros de ponto eletrônico online em nuvem.
Soma-se a ela a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), que obriga as empresas a protegerem seus funcionários de acessos não autorizados.
De modo geral, através dessas normativas, a Justiça tem como objetivo garantir que os dados dos funcionários de organizações de todos os portes e setores sejam tratados como confidenciais e sigilosos, mas abertos a eles e possíveis de serem acompanhados com transparência.
Além de ter como objetivo central equilibrar as relações entre contratantes e contratados, tornando-as humanas e positivas para ambos os lados, mas disso você já sabe, né?!
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