A assinatura digital de folha de ponto é a melhor opção para agilizar o processo de registro de horas trabalhadas da sua equipe e ter uma gestão 360º do seu negócio, sem deixar passar nenhum detalhe. Para implementar o recurso, basta contar com a ajuda de uma empresa que possua o recurso no seu rol de funcionalidades, como a Coalize.
Em um mundo cada vez mais digitalizado, a transição da assinatura da folha de ponto para o meio digital representa um passo crucial na modernização dos processos empresariais.
Antes dessa possibilidade, os estabelecimentos precisavam pedir aos funcionários que comparecessem ao departamento pessoal para assinar um papel que, agora, pode ser rubricado com o auxílio da tecnologia – e em poucos cliques.
Descubra tudo o que você precisa saber para ter a alternativa em sua empresa, lendo este artigo até o final!
Você sabe qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Enquanto a assinatura digital usa um certificado digital para garantir a autenticidade das informações eletrônicas, a assinatura eletrônica é a confirmação de identidade feita por meio da inserção de códigos, como senhas, combinações ou ações específicas – a exemplo de uma selfie.
Ou seja, neste artigo, você vai ler sobre a segunda alternativa e não a primeira.
Apesar de ambas serem frequentemente confundidas, é o segundo formato que as empresas têm escolhido por adotar para controlar jornadas. E a assinatura eletrônica tem, sim, validade jurídica, desde que certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – a ICP-Brasil.
Qual é a importância da assinatura digital na gestão de ponto?
Ao permitir que seus funcionários assinem as folhas de ponto de forma eletrônica, todas as informações da equipe são compiladas em um único sistema, através do qual será possível verificar relatórios completos e fazer a gestão de documentos dos colaboradores.
Dessa forma, é muito mais fácil ter uma visão geral sobre os times, gestores e funcionários, tudo de forma automatizada e integrada, o que traz mais assertividade na hora de tomar decisões estratégicas.
Como adotar a assinatura digital de ponto?
Para implementar a assinatura eletrônica de ponto, basta procurar por uma empresa que disponibilize o recurso e, de preferência, ofereça outras funcionalidades que otimizem o seu dia a dia como gestor de empresas.
Além disso, torna-se imprescindível que haja um comunicado inicial falando da mudança e da implementação do processo de assinatura eletrônica da folha de ponto.
Depois, deve vir uma rodada de treinamentos voltada ao uso da nova ferramenta – o melhor de tudo é que o recurso é super intuitivo e todos os colaboradores serão capazes de utilizá-lo tranquilamente. Saiba mais no próximo tópico!
Como funciona a assinatura digital da folha de ponto?
Geralmente, o ato de usar assinatura eletrônica da folha de ponto acontece 100% através do site ou do aplicativo da empresa contratada para auxiliar na gestão de pessoas dentro da instituição, e o passo a passo é bem simples.
- O funcionário faz o login utilizando o nome de usuário e senha predefinidos pela empresa.
- Uma vez dentro do sistema, basta que ele procure pelo documento que precisa ser assinado – neste caso, a folha de ponto.
- Por fim, é só clicar no documento, checar as informações e clicar no botão “Assinar”, esperar a mensagem que indica o sucesso do procedimento e encerrar o acesso.
A Coalize, por exemplo, utiliza o registro de selfies para garantir que é o próprio trabalhador que está assinando o documento, e a captura da imagem vai acontecer no momento da assinatura. Outros softwares podem exigir apenas login e senha, embora o processo possa ser feito por outra pessoa nesse formato.
E quais são as vantagens da assinatura digital da folha de ponto? 7 principais benefícios
Dentre as principais vantagens da assinatura da folha de ponto no meio digital, existem aquelas que são mais importantes e merecem ser destacadas.
- Economia de tempo: esse processo pode ser feito em apenas alguns segundos.
- Redução de custos: acabam os gastos extras com papel e horas extras indevidas, e os funcionários não precisam despender seu tempo para se deslocar até o departamento pessoal e deixar uma rubrica em uma folha.
- Segurança da assinatura: a privacidade dos dados é garantida pela criptografia de ponta.
- Praticidade para todos os modelos de negócio: a assinatura eletrônica permite que trabalhadores que operam no modelo híbrido ou remoto possam deixar o “OK” nas folhas de ponto sem quaisquer problemas e sem precisar ir ao escritório.
- Redução de problemas com ações trabalhistas: o sistema arquiva todo o histórico de assinaturas, o que permite uma visualização mais transparente para funcionários e empresas.
- Trabalho mais estratégico de gestão de pessoas: como o recurso é mais seguro, os profissionais do Departamento Pessoal não precisam se preocupar tanto com fraudes e podem focar seus esforços em tarefas mais estratégicas.
- Ajuda nas análises da empresa: todas as informações de assinatura de folha de ponto ficam armazenadas no sistema, tornando possível a emissão de relatórios e análise dos dados em prol de melhores tomadas de decisão.
Mas será que existe uma solução que reúna todos esses benefícios em um só lugar? Spoiler: existe, sim! Descubra logo abaixo!
Qual é o melhor sistema de controle de jornada com assinatura digital da folha de ponto?
O melhor sistema de controle de ponto com assinatura eletrônica da folha de ponto é o da Coalize! Afinal, a plataforma oferece todas as funcionalidades listadas neste artigo e outras complementares que vão revolucionar a forma como você lida com as tarefas de gerenciamento de pessoas por aí.
Além de permitir a você recolher os registros à distância, essa solução ainda disponibiliza:
- cerca virtual para delimitação de área para registrar o ponto, evitando possíveis fraudes no registro;
- fechamento mais rápido da folha de ponto, com controle de jornada, horas extras e faltas de cada colaborador em tempo real;
- definição personalizada de jornadas de trabalho para cada funcionário, equipe ou para a empresa toda;
- área de documentos que permite ao funcionário anexar atestados e abonos em tempo real para o gestor;
- gestão de folgas e férias direto pelo site, permitindo ao gestor organizar as escalas conforme as solicitações de período de descanso surgem no sistema;
- e muito mais.
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