Como fazer a compensação de horas extras em folgas

A compensação de horas extras deve ser convertida em folga na maioria dos casos trabalhistas, o que deve ser formalizado através de um contrato.

Esse contrato pode ser redigido de maneira individual ou coletivo - quando representa toda uma categoria - através de um sindicato (mas somente para casos excepcionais, já que a obrigatoriedade do sindicato foi excluída pela nova reforma trabalhista).

Além de que, mesmo acordado, é preciso respeitar o limite de 10 horas extras semanais e, sendo assim, fica permitido apenas 2 horas diárias de jornada extra.

A empresa pode escolher a maneira como restituir o colaborador pelo seu trabalho excedido, convertendo essas horas a mais em folgas - o que é mais indicado em casos de reparação de horas - ou remunerando com um adicional no salário-base, como rege a lei.

O que significa compensar horas extras?

A compensação de horas extras é a maneira encontrada pela legislação para que as empresas consigam corrigir a quantidade de horas excedentes, convertendo excessos em períodos de folga para o funcionário.

Ou seja, para compreender o que significa a compensação de horas extras é preciso entender como funciona a jornada de trabalho, ou melhor, a carga horária dos seus colaboradores.

É comum que as empresas funcionem com escalas de 40 horas semanais ou jornadas de 44 horas semanais, o que resulta em, mais ou menos, 8 horas diárias.

Entretanto, existem empresas que necessitam de escalas diferentes dessas tradicionais, como 12 x 36, nas quais o colaborador trabalha 12 horas seguidas e descansa nas próximas 36 horas consecutivas.

Independentemente da escala de trabalho, a compensação serve para suprir a necessidade de todas as empresas que requerem uma jornada maior, seja sempre ou ocasionalmente.

Desta forma, o colaborador que excede suas 8 horas por dia, trabalhando 10 horas, por exemplo, tem direito a essa compensação — desde que respeitado o limite de 2 horas extras diárias, estipulado pela CLT.

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Diferença entre banco de horas e compensação de horas

É importante ressaltar que existe uma diferença entre esses regimes. No caso do primeiro, as horas excedidas são contabilizadas sempre que, por algum motivo atípico, o colaborador necessitar permanecer na empresa após o expediente.

São exemplos as situações quando há um excesso de trabalho para entregar ou para cobrir algum colega que precisou encerrar o horário antes do previsto.

Já na compensação, esse excesso é algo necessário e contínuo pela empresa, o qual é formalizado por um contrato, no qual todos os direitos do empregado e do empregador são respeitados e preservados.

O que diz a CLT sobre a compensação de horas?

A CLT deixa claro, no artigo 59, que a compensação pode ser feita, desde que as horas excedidas de um dia sejam diminuídas em um outro momento, dentro do prazo de até um ano.

Mas o artigo acima também ressalta que, caso não haja este tipo de compensação, o colaborador deve receber um acréscimo em seu salário de pelo menos 50% acima do valor da hora normal, o que também deve ocorrer no prazo de no máximo um ano.

Vale ressaltar ainda que, segundo o artigo 74, da CLT, todo o registro de horas deve ser feito no livro ou na ficha dos funcionários, inclusive o contrato de compensação.

O que mudou com a reforma trabalhista

A nova reforma trabalhista, como já citamos, excluiu a obrigatoriedade do aval do sindicado no momento em que o contrato entre a empresa e o colaborador for firmado.

A partir de agora, a obrigatoriedade dos sindicatos só se fará necessária quando o acordo de compensação de horas é realizado entre a empresa e menores aprendizes.

A reforma também excluiu da contagem de compensação de horas o tempo em que o colaborador leva para chegar até o local de trabalho, além de ter regularizado o trabalho intermitente e o home office ou teletrabalho.

Antes dessa reforma, a compensação só podia acontecer dentro da mesma semana, mas, após as mudanças na lei, o prazo tornou-se mais flexível. Entretanto, é preciso que tudo seja registrado com um controle de ponto, lembrando de não ultrapassar o limite de 10 horas semanais.

Por último, é importante dizer que os registros feitos pelo controle de ponto precisam ser arquivados corretamente para apresentação, caso haja uma conferência do Ministério do Trabalho e também do colaborador, que deve ter acesso aos seus registros sempre que desejar.

Tudo isso para poder manter uma comprovação também sobre essa compensação.

Como descontar horas extras em folgas?

Para corretamente converter essas horas extras em folga, é preciso somar o excedente semanal, realizado durante um mês pelo funcionário para, então, convertê-lo em futuras folgas.

Lembre-se que, mesmo havendo compensação, o empregador tem a opção de remunerar o colaborador com um acréscimo em seu salário-base, como já mencionado.

Entretanto, a maioria das empresas opta pela folga não-remunerada que, quando organizada corretamente pelo RH, traz menos custos para a empresa — e é uma excelente forma de motivar os colaboradores, que podem usar esse tempo livre como quiserem.

Isto porque o valor pago pela hora extra pode chegar a 100% do valor normal quando a hora excedida acontece em domingos ou feriados, por exemplo, e, sendo assim, fazer a reparação de um dia pelo outro sai mais em conta financeiramente para a empresa.

Quando há mais de um caso de compensação em um mesmo setor, é imprescindível a organização da escala de trabalho para que os funcionários não folguem todos no mesmo dia, deixando a empresa com algum desfalque em relação à produção.

A melhor forma de organizar as escalas de trabalho é contar com o auxílio de uma plataforma de gestão de banco de horas, que permite:

• controle de banco de horas;
• gerenciamento das escalas de trabalho; e
• gestão de folgas e férias.

A plataforma gera e organiza automaticamente a rotatividade de folgas e férias, para que a movimentação não interfira na produtividade da empresa.

Além de que esse auxílio otimiza o trabalho do gestor, permitindo um aproveitamento melhor do seu tempo em prol da empresa.

Como calcular e apurar as horas extras?

O cálculo é realizado a partir do salário do colaborador, sendo que é preciso dividir o valor pela quantidade de horas trabalhadas durante o mês.

Por exemplo: o funcionário que recebe um salário de R$ 1.700 mensais e trabalha 200 horas no mesmo mês, tem como valor de sua hora de trabalho R$ 8,50.

Para quem é gestor, uma planilha de horas extras grátis para baixar pode dar uma mãozinha nessas horas. Afinal, essa é uma boa ferramenta para começar com o banco de horas digital na sua empresa.

Como funciona o cálculo com compensação?

Este é muito mais simples, pois basta somar a quantidade de horas exercidas e descontar a mesma quantidade em um outro dia.

Caso o resultado seja equivalente a 8 horas, uma folga deve ser agendada para reparação dessa mesma quantidade de horas.

Vale ressaltar que caso o funcionário possua horas negativas, ou seja, se ele precisou sair mais de uma vez antes do final do seu expediente, o cálculo de compensação também pode ser feito em benefício da empresa.

É preciso somar a quantia de horas que o funcionário deve ao banco de horas e combinar o dia em que ele começará mais cedo no trabalho — ou ficará após o expediente para equiparação.

Lembrando que todo acordo deve ser feito com antecedência, de modo que o gestor não pode dizer ao funcionário que ele irá folgar assim que ele chega para cumprir com o seu trabalho.

Assim como o colaborador não pode “se dar folga” sem combinar previamente qualquer decisão com o RH.