Usar a tecnologia é a principal e também a melhor maneira de uma empresa ter controle do horário de funcionário externo. Devemos lembrar que funcionários externos não são aqueles trabalhando à distância, mas sim os que precisam necessariamente estar fora do escritório e se deslocar de um lugar para o outro para exercer as atividades diárias que lhes são incumbidas.
Funcionários externos geralmente também têm roteiros de compromissos e metas de visitas ou de funções a serem cumpridas e muitas vezes precisam controlar, entre outras coisas, a quantidade de quilômetros rodados com carro próprio ou da empresa.
Mas qual tecnologia exatamente deve ser aplicada para esse tipo de monitoramento? O controle de ponto online, realizado através do celular do próprio colaborador, de um computador ou tablet.
Quando fornecido por organizações especializadas, o controle de ponto online permite adequação da empresa a todas as exigências feitas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), reduz complicações com folhas de pagamento e relatórios, riscos de processos trabalhistas e investimentos desnecessários na solução de burocracias.
Falaremos mais sobre cada um desses pontos no conteúdo a seguir, respondendo as principais perguntas relacionadas a todos eles.
O que é controle de jornada de trabalho?
O controle de jornada de trabalho é o monitoramento feito por cada empresa que contrata funcionários em regime CLT de seus horários de entrada, saída e intervalos.
Esse controle acontece todos os dias e pode ser realizado de diferentes formas, influenciando diretamente no fechamento da folha de pagamento dos colaboradores ao final do mês, impactando na contabilidade de horas negativas ou extras e em liberações para férias.
Como fazer o controle de jornada?
Existe a possibilidade de uma empresa fazer o controle da jornada de trabalho manualmente, usando livros de registros de ponto ou ferramentas semelhantes.
Muitas organizações realizam o monitoramento usando tecnologias instaladas em seus espaços físicos, como máquinas para registro de ponto através de biometria ou para a leitura de crachás.
Atualmente e cada vez mais, existem empresas que optam por plataformas e soluções ainda mais inovadoras, como os aplicativos para registro de ponto.
Dessa forma, conseguem controlar os colaboradores sem que haja necessidade de eles estarem fisicamente presentes em seu ambiente de escritório.
Mas, atenção: antes de implementar qualquer novidade no controle de jornada de todos os tipos de colaboradores, gestores e líderes devem se preocupar com alguns aspectos importantes. Veja adiante.
O que fazer antes de implementar mudanças no controle de jornada?
Um novo formato de monitoramento de entrada, saída e intervalo para descanso de colaboradores internos ou externos deve ser estudado e avaliado pelos gestores e líderes da empresa - e compreendido em detalhes - para então começar a valer.
Esses gestores também precisam se preocupar com:
- lidar com os colaboradores com o máximo de transparência ao fazer qualquer alteração;
- colocar profissionais do setor de RH à disposição dos funcionários para auxílio ou esclarecimento de dúvidas;
- instaurar um regimento interno com normas e possíveis punições para quem descumpri-las; e
- definir um prazo de adaptação de todo o corpo da empresa antes de colocar em voga essas regras internas.
É válido ainda entender o que a lei válida em território nacional diz sobre o assunto.
O que diz a CLT sobre o controle de jornada de trabalho?
Segundo a CLT, toda e qualquer empresa com mais de 20 funcionários registrados, tem a obrigação de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores e essa obrigatoriedade também se aplica para quem trabalha externamente ou em formato remoto.
Ainda de acordo com a lei, o controle só é dispensado para pessoas cujas atividades sejam incompatíveis com a fixação de horários. Nesse caso, a condição (de incompatibilidade) deve constar para a Previdência Social, em Carteira de Trabalho e no registro de empregados da empresa.
Os direitos de colaboradores externos são iguais?
Ao contrário do que muita gente pensa, funcionários que trabalham fora do espaço físico da empresa e precisam fazer sua marcação de horários de entrada, saída e intervalos, têm os mesmos direitos de outros funcionários com carteira assinada. Horas extras, inclusive.
Por essa e outras razões, devemos reforçar a importância de um regramento interno para o monitoramento também de colaboradores externos e que defina, entre outras coisas, limites de horários e punições para quem não cumprir com as determinações.
Vale dizer também que funcionários trabalhando fora do espaço físico do escritório foram igualmente impactados pela reforma trabalhista passaram a:
- ter limite de 12 horas diárias trabalhadas em vez de 8 horas;
- poder reduzir intervalos de 60 para 30 minutos se acordado através de convenção coletiva; e
- não contabilizar tempo de deslocamento para seu banco de horas.
Viu só como é importante monitorar tudo para não enfrentar problemas legais ou nenhum outro? De qualquer forma, o ponto eletrônico online não está fora da lei.
Controlar a jornada por aplicativo é sim permitido por lei e está dentro de todas as normas válidas em território nacional realizar o monitoramento dos colaboradores através de seus aparelhos de celular, computadores ou controle de ponto por tablet.
Esse formato de controle é permitido por lei desde que cada colaborador tenha completa ciência da maneira como ele acontece e de quais são suas atribuições e seus ganhos realizando a marcação.
Cabe às empresas repassar aos funcionários toda e qualquer informação necessária sobre o controle de jornada via aplicativo, assim como documentar a implementação e realização do processo.
Veja a seguir como é feito o monitoramento.
Como controlar horário de funcionário externo?
O controle de ponto de funcionários externos por aplicativo pode acontecer via computador, tablet ou celular - tanto cedidos pela empresa para uso do colaborador quanto pertencentes ao próprio funcionário.
Controle de jornada por computador
O colaborador tem instalado em seu computador de uso diário para trabalho um software de controle de ponto ou uma plataforma específica de registro de ponto.
De modo que quando precisa sinalizar seus horários de entrada, saída e intervalos, abre essa plataforma usando nome de usuário e senha (privada).
Controle de jornada pelo celular ou tablet
Nas plataformas mais modernas e confiáveis, como a da Coalize, o monitoramento pelo celular ou pelo tablet é feito através de geolocalização. O que isso significa?
Que a empresa delimita uma área no mapa do país e se o colaborador estiver dentro dessa área delimitada terá autorização para registrar o início ou final de suas atividades ou horários de intervalo.
Essa alternativa de ponto móvel para trabalho externo está se tornando cada vez mais comum justamente por suas facilidades e sua segurança.
Quais as vantagens do controle de funcionários externos por aplicativo?
Controles feitos com inovação e segurança aumentam a transparência do relacionamento entre contratantes e contratados e reduzem quaisquer riscos de ações trabalhistas e outros problemas com a justiça. Mas há diversas outras vantagens.
São exemplos de benefícios do monitoramento de funcionários externos via aplicativo:
- Solicitação de folga, férias ou hora extra por parte do colaborador com aprovação ou recusa imediatas por parte do gestor. Tudo com apenas um clique.
- Anexo de atestados e notificação em tempo real para o gestor.
- Configuração de diferentes escalas de trabalhos para cada time ou setor.
- Gestão automatizada da folha de pagamento.
- Contabilização de banco de horas de forma prática e rápida.
- Combate às fraudes e muito mais.
Ou seja, o controle via app de geolocalização é absolutamente seguro e uma vez feitas as marcações dentro da cerca delimitada por geolocalização (através de GPS), nenhuma delas pode ser modificada ou excluída.
O que fazer depois de implementar o controle de jornada externa por software ou aplicativo?
Gestores e líderes devem acompanhar de perto a implementação de um novo formato de controle de jornada interna ou externa e avaliar o comportamento e o grau de satisfação de seus colaboradores.
Também devem promover reuniões de tempos em tempos para feedbacks: elas não precisam ser muito longas e podem acontecer à distância mesmo.
Caso queiram saber se o controle está funcionando conforme o planejado e cumprindo com seus objetivos, essas mesmas lideranças podem definir metas para cada funcionário e registrá-las na própria ferramenta (aplicativo), criando checklists com as tarefas e estipulando prazos para a conclusão de cada uma delas.
Sempre acompanhando todas as atualizações conforme elas acontecem.
Seja no monitoramento do comportamento dos colaboradores após a implementação do monitoramento via aplicativo, na construção de relacionamentos mais transparentes a partir dessas mudanças ou em testes de eficácia do novo formato, gestores devem estar ainda mais à disposição de cada pessoa que faz parte da empresa.
Lembre-se: conversas podem ser o segredo para um crescimento sustentável e duradouro.
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