Se quiser fazer um controle de ponto automatizado, avalie as necessidades do seu negócio, escolha a tecnologia certa, implemente o sistema, treine sua equipe para usá-lo, personalize as configurações e acompanhe o desempenho do recurso e do seu time.
Contar com a tecnologia na gestão de horas significa não ter que se preocupar com planilhas complicadas ou registros manuais, afinal, além de simplificar a gestão do tempo, essa ferramenta também traz maior precisão, confiabilidade e segurança aos registros de entrada e saída dos funcionários.
Continue a leitura e entenda por que é importante utilizá-la e qual alternativa escolher.
Por que é importante automatizar o controle de ponto?
Automatizar o controle de ponto proporciona maior precisão e confiabilidade nos registros das horas trabalhadas, economiza tempo e elimina as tarefas manuais, como o preenchimento de planilhas ou a verificação de cartões de ponto um a um.
Tudo isso contribui para a prevenção de fraudes, já que sistemas automatizados são mais difíceis de manipular, e facilita o acesso às informações da jornada de trabalho, tanto para funcionários quanto para gestores.
Quer aproveitar essas vantagens? O próximo tópico mostra como implementar a tecnologia por aí!
Como automatizar o ponto dos funcionários em 5 passos
Agora que você já sabe a importância de automatizar o ponto dos funcionários, descubra como aplicar esse recurso na prática, com cinco passos simples.
1. Avalie as necessidades da sua empresa
Primeiro, você precisa ter em mente a realidade e as necessidades do seu negócio e, para isso, considere horários, local de trabalho e disponibilidade financeira da empresa.
Por exemplo, se você possui uma equipe distribuída em diferentes locais ou trabalhando remotamente, pode ser necessário um sistema que permita o registro de ponto via aplicativo móvel ou computador.
2. Escolha a tecnologia certa
Existem diversas tecnologias no mercado para o controle de ponto automatizado, como aplicativos móveis, relógios de ponto biométricos e sistemas online.
Sendo assim, você só precisa observar alguns aspectos na hora da escolha. Anote-os!
- Custos: avalie se o valor da ferramenta escolhida está de acordo com a realidade financeira da empresa.
- Facilidade de uso: certifique-se de que todos os funcionários possam usar o novo equipamento sem dificuldades.
- Regime e modalidade de trabalho: analise se a tecnologia atende ao regime de trabalho e a modalidade (presencial, remoto ou híbrido) de contratação dos seus funcionários.
- Integração com outros sistemas: verifique se a ferramenta pode ser integrada com os sistemas de gestão e folha de pagamento já utilizados pela empresa.
Use esses critérios como uma espécie de checklist, e vá riscando da sua lista de opções aqueles sistemas que não cumpram com os requisitos. Seguir esse processo fará com que você evite dores de cabeça, acredite!
3. Implemente o sistema
Depois de escolher a tecnologia, terá chegado a hora de implementá-la na sua empresa. Essa etapa inclui as orientações de uso aos colaboradores e todos os ajustes necessários para integrar o sistema ao seu processo de folha de pagamento e gestão de pessoas.
Aproveite o período de implementação e peça à desenvolvedora do sistema que forneça um material gravado ou que acompanhe o processo para ensinar todos a usarem o ponto automatizado sem erros.
Lembre-se de que a adaptação leva um tempo e, se você ainda não estiver 100% certo(a) do software escolhido, pergunte também se é possível fazer um teste gratuito para ver se o seu pessoal se adapta à ferramenta antes de adquiri-la por completo.
4. Personalize as configurações
Esta fase é uma extensão da anterior (a implementação), e consiste em personalizar as configurações do sistema conforme as regras da sua empresa, como horários de trabalho, tipos de jornada, horas extras e outros detalhes.
Algumas plataformas oferecem recursos que podem ser ativados ou desativados conforme você preferir, a exemplo do registro de ponto offline, que pode ser habilitado para permitir que funcionários em jornada externa possam registrar seus horários independentemente de ter conexão com a internet no momento ou não.
5. Monitore o desempenho da ferramenta
Depois de escolher, implementar e configurar o seu sistema de ponto eletrônico, é importante acompanhar o desempenho da ferramenta de perto. Só assim, você pode identificar rapidamente qualquer problema ou falha técnica que possa surgir.
Nesse sentido, aproveite e pergunte para a sua equipe o que estão achando do sistema e se têm alguma sugestão. O feedback vai ser importante para a sua gestão e também valioso para a empresa desenvolvedora!
Aliás, que tal entender como acontece o controle automatizado em uma das melhores ferramentas do mercado para acertar de primeira?
Como fazer controle automatizado de ponto de forma segura?
O controle de ponto eletrônico é feito com segurança e sem demora quando você conta com a Coalize, uma plataforma completa de gestão de funcionários, que oferece quatro diferentes modalidades de registro.
Topa conhecer mais?
Através do relógio de ponto
O relógio de ponto digital da Coalize permite que o colaborador registre sua jornada de forma rápida e segura, utilizando cartão magnético, leitor de impressão digital ou senha numérica. Essa costuma ser a ferramenta mais utilizada para registro eletrônico em jornadas presenciais.
Pelo aplicativo de controle de ponto
Nesta opção, os funcionários registram a entrada e saída diretamente do celular ou de um tablet disponível enquanto a empresa define uma área geográfica válida para os registros. Uma ótima solução para o controle de ponto automatizado em equipes que trabalham no regime híbrido ou 100% home office.
Através do sistema online
O registro de ponto também pode ser feito pelo próprio site da Coalize, sem que você precise baixar nenhum app ou instalar qualquer software. Essa opção oferece flexibilidade e conveniência para todos os envolvidos, já que cada funcionário só precisa acessar o endereço web e fazer um login – informando usuário e senha individuais – para registrar as horas.
Independentemente da sua escolha, contando com quem entende do assunto, além do ponto automatizado, você terá acesso a funcionalidades para facilitar processos de admissão e demissão, fechamento da folha de pagamento, organização de férias e licenças. Tudo em um só lugar!
Pronto(a) para modernizar gestão de pessoas da sua empresa? Nós estamos.
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