Você quer fazer um controle de ponto em tempo real na sua empresa? Antes de mais nada, precisa escolher uma solução digital que contribua com a marcação dos horários de entradas, saídas e intervalos. Além disso, deve trabalhar com uma ferramenta capaz de ajudar o setor de Recursos Humanos também na administração e organização de todos os dados registrados pelos colaboradores no decorrer do dia, da semana e do mês.
Procure por um sistema de relógio de ponto eletrônico que permita aos funcionários da organização registrar seus horários através de cartão magnético, leitura de impressão digital, senha numérica, biometria ou até mesmo através do computador ou celular!
Lembre-se de escolher a solução contando com uma empresa que já seja reconhecida no mercado e que possa implementar o controle com todas as garantias de assistência e monitoramento, tudo bem?
No artigo a seguir, veja detalhes de qual ferramenta escolher, como fazer essa escolha e compreenda o quanto é importante conseguir registrar o ponto dos colaboradores com o máximo de facilidade e transparência.
Como funciona a gestão de ponto de funcionários em tempo real?
A gestão de ponto de funcionários em tempo real, também conhecida como gestão de jornada de trabalho em tempo real, acontece a partir do uso de soluções tecnológicas voltadas especificamente para desburocratizar e facilitar o trabalho do setor de Recursos Humanos das empresas.
Para uma gestão em tempo real, essas organizações precisam contratar e implementar - ou utilizar de forma digital - algum tipo de sistema eletrônico de controle de ponto. Depois, devem:
- Informar seus colaboradores sobre a utilização desse sistema eletrônico.
- Treinar cada um dos funcionários para aprenderem como deixar registrados os seus horários de entradas, saídas e intervalos para descanso através do novo sistema.
- Conscientizar sobre a importância de evitar erros ou esquecimentos nas marcações.
- Atualizar também os especialistas de RH para que aprendam a trabalhar com a solução e para que organizem e armazenem os dados de registros de jornada da melhor maneira.
Além de adequar-se completamente às leis trabalhistas e até mesmo à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
O que diz a lei sobre controle de ponto em tempo real?
Atualmente, a legislação que determina todas as regras relacionadas ao registro de ponto eletrônico, inclusive em tempo real, é a Portaria nº 671 de 2021 (Nova Lei do Ponto Eletrônico), que substitui e complementa outras duas normativas bastante conhecidas: a Portaria nº 373/2011 e a Portaria nº 1510/2019 (primeira Lei do Ponto Eletrônico).
De acordo com a Portaria nº 671/2021, existem três diferentes tipos de Registros de Ponto Eletrônico (REPs):
- o REP-C, que é convencional;
- o REP-A, que é específico para controles feitos através de plataformas de computador; e
- o REP-P, executado com auxílio de softwares completos de gestão empresarial e não apenas através de plataformas específicas para a marcação dos horários.
Além disso:
- os arquivos de registros de ponto precisam obrigatoriamente ser salvos em formato .PDF e devem ser assinados de forma eletrônica;
- todos os comprovantes de marcações feitas pelo menos nas últimas 48 horas devem estar disponíveis aos funcionários e não precisam ser solicitados por eles;
- acaba a necessidade de convenções coletivas e outros acordos para a implementação de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho nas empresas.
Também mudam obrigações relacionadas às audições fiscais e à emissão dos arquivos fiscais de registros de ponto. Então, vale a pena pesquisar a legislação na íntegra para se inteirar de tudo.
A partir daí, com o RH capacitado e os colaboradores devidamente instruídos, é só começar o controle e administrá-lo da melhor forma possível, tanto para a empresa quanto para os próprios funcionários.
Quanto melhor administrado o controle de horários, maior a transparência no relacionamento entre contratantes e contratados e maior também a retenção de talentos e os níveis de satisfação dentro da companhia, o que eleva produtividade e resultados.
Como fazer um controle de ponto em tempo real na empresa?
Você já viu que, para fazer um controle de ponto em tempo real na sua empresa, deve se adequar à Nova Lei do Ponto Eletrônico, orientar funcionários sobre a importância de suas marcações de entrada, saída e intervalos e instruir os responsáveis pelo acompanhamento e monitoramento desses registros, pertencentes ao setor de RH, certo?
Outro ponto importante para que o controle aconteça de maneira adequada é contar com o departamento pessoal da organização para o tratamento de ponto, ou seja, para ajustes e correções quando as marcações forem esquecidas ou realizadas de forma incorreta pelos colaboradores, o que pode acontecer mesmo quando todos estiverem devidamente orientados.
E é importante ressaltar que um bom controle de ponto em tempo real com certeza dependerá do uso de uma solução de Ponto Eletrônico com funcionalidades que sejam capazes de atender às necessidades da organização.
Qual o melhor sistema de controle de ponto em tempo real?
O melhor sistema de controle de ponto em tempo real incluirá:
- relógio de ponto biométrico para registros e/ou possibilidade de controle via geolocalização;
- opção de registro online pelo computador com login e senha;
- painel completo com a relação de todos os registros para posterior aprovação do time de RH e envio simplificado à contabilidade;
- ferramenta para definição da jornada de trabalho de cada funcionário, de um time ou de toda a companhia;
- holerite com assinatura digital;
- solicitação de horas extras à distância com aviso enviado diretamente ao gestor;
- envio online de atestados e abonos;
- notificações em tempo real.
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Enfim, quais são as vantagens do controle de ponto em tempo real?
A transparência no relacionamento com cada colaborador e a facilitação do trabalho operacional do setor de Recursos Humanos, possibilitando o direcionamento de seus profissionais para outras atividades, inclusive e principalmente estratégicas, são duas das principais vantagens do controle de ponto em tempo real.
Conheça outros 10 benefícios desse formato:
- possibilidade de monitoramento mesmo à distância;
- melhor organização de escalas de trabalho também dos colaboradores externos e que estiverem trabalhando de forma remota;
- organização e armazenamento simplificado e agilizado dos dados;
- adequação às leis e redução ou eliminação de complicações que levam a processos trabalhistas;
- redução do absenteísmo no trabalho;
- utilização das informações para ajustes na cultura organizacional e melhorias no clima da companhia;
- maior segurança e redução de fraudes nos registros;
- automatização de relatórios importantes para o RH e para o departamento financeiro;
- eficiência na gestão e tomadas de decisão mais assertivas;
- tranquilidade por parte dos colaboradores em saber que suas horas estão sendo registradas com o máximo de precisão e que terão pagamentos, férias e adicionais realizados de maneira 100% honesta e adequada.
Quem adotou o controle de ponto em tempo real não se arrepende e certamente pode adicionar outras vantagens a essa lista. Seja a próxima liderança a fazer essa escolha e usufrua de cada um dos benefícios!
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