Folha de Ponto no Excel: Como Fazer e Alternativas

Imagem de um homem preenchendo uma planilha digital.

Para fazer uma folha de ponto no Excel, você precisa criar e nomear as colunas, formatar as células, inserir fórmulas para automatizar os cálculos e organizar o documento. Também é recomendado inserir uma senha para proteger o arquivo de acessos indesejados.

Só que toda essa facilidade à primeira vista também dá muita margem para erros, principalmente humanos, sabia? E isso pode acabar custando caro para o seu negócio.

Não se preocupe, neste artigo, você descobre como criar a sua planilha, mas também confere alternativas mais seguras e eficientes para garantir o controle preciso da jornada de trabalho da sua equipe. Confira!

Como fazer uma folha de ponto no Excel em 5 passos

Para fazer a sua folha de ponto no Excel, comece criando uma nova planilha, defina as colunas, formate as células, insira as fórmulas e, por fim, revise tudo.

Aqui está um passo a passo detalhado para ajudar você nessa missão!

Crie colunas para o nome do funcionário, a data, a hora de entrada, a hora de saída, as horas trabalhadas e observações.
Formate as células, definindo o formato correto para cada coluna (data, hora ou número, por exemplo).
Insira as fórmulas que serão usadas para calcular automaticamente as horas trabalhadas e outros indicadores. Por exemplo, você pode usar a fórmula =C2-B2 (substituindo C2 e B2 pelas células correspondentes à hora de saída e de entrada) para calcular a duração da jornada.
Organize a planilha, “congelando” linhas ou colunas para que elas fiquem fixas ao rolar a tela ou usando formatação condicional para sinalizar horas em excesso e afins.
Por fim, proteja o documento com uma senha para evitar alterações não autorizadas.

Seguindo esses passos, você terá uma planilha básica para controle de ponto no Excel. No entanto, se você preferir uma solução pronta e mais prática, é só baixar a planilha de controle de ponto gratuita da Coalize, que pode ser utilizada imediatamente, sem necessidade de configuração adicional!

Agora, uma ressalva: embora as planilhas sejam uma ferramenta popular e acessível, elas possuem limitações significativas quando o assunto é gestão de horas, sabia? Isso porque elas são fáceis de manipular ou errar nas fórmulas, e tudo isso pode acabar custando caro para o seu negócio.

Por que fazer o controle da folha de ponto no Excel pode ser arriscado?

Apesar de parecer uma solução simples e econômica, os problemas encontrados no controle de ponto no Excel podem ser muito prejudiciais para a saúde financeira e segurança jurídica do seu negócio, e incluem:

alta probabilidade de erros em cálculos, digitação e fórmulas;
baixa segurança contra perdas, adulteração e acesso não autorizado de dados;
demora na atualização e maior risco de erros humanos no preenchimento;
dificuldade em realizar backups confiáveis e recuperar dados perdidos;
maior facilidade para a adulteração de registros;
demanda alta de tempo para inserir e atualizar informações manualmente;
dificuldade em gerar relatórios personalizados e fazer análises complexas; e
dificuldade em integrar a planilha com outros sistemas, como o da contabilidade e ERPs.

Ou seja, usar o Excel como folha de ponto pode realmente gerar muitos prejuízos para a sua empresa. Para garantir a precisão, segurança e conformidade, o mais recomendado é investir em um sistema de controle especializado.

Quais as melhores opções para o controle de ponto?

A maneira mais segura de fazer o controle da folha de ponto é usando um ponto eletrônico ou biométrico, e a melhor escolha deve levar em consideração o tamanho da sua empresa, o número de funcionários e as suas necessidades específicas.

Abaixo, estão as melhores alternativas à folha no Excel para você implementar de forma simples e eficiente por aí. Conheça-as!

Ponto pelo aplicativo

Imagina que prático poder bater o ponto pelo celular? Com o ponto pelo aplicativo, seus funcionários podem registrar suas entradas e saídas de qualquer lugar, seja no escritório, em home office ou até mesmo em jornada externa. Além disso, esse tipo de registro se integra facilmente a outros sistemas da empresa, facilitando a vida do RH e gerando relatórios completos.

Conheça as vantagens dessa solução na prática!

Mobilidade: ideal para equipes que trabalham em diferentes locais.
Facilidade de uso: interface intuitiva e fácil de navegar.
Integração: se integra facilmente a outros sistemas, como o de folha de pagamento e gestão de pessoas.
Dados em tempo real: permite acompanhar as horas trabalhadas em tempo real.
Relatórios personalizados: gere relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho dos funcionários.

O ponto por aplicativo é ideal para empresas que valorizam a flexibilidade e a praticidade, oferecendo um meio eficiente de registrar jornadas e manter a gestão das horas trabalhadas sob controle.

Imagine uma consultoria que funciona de forma 100% remota: nela, os gestores podem utilizar o aplicativo para facilitar o registro das jornadas dos seus colaboradores de onde eles estiverem.

Ponto biométrico

Se você busca uma solução que combine segurança e precisão, o relógio de ponto biométrico é uma excelente escolha. Utilizando tecnologias de reconhecimento biométrico, essa solução garante que as horas sejam registradas apenas pelo próprio funcionário, eliminando a possibilidade de fraudes, já que o processo costuma ser feito através da digital do colaborador.

Veja as vantagens!

Alta segurança: evita fraudes e garante a autenticidade dos registros.
Precisão: garante registros precisos das horas trabalhadas, já que o colaborador precisa bater o ponto no horário combinado.
Controle de acesso: pode ser integrado a catracas e portões para controlar o acesso a áreas restritas.
Redução de erros: elimina erros comuns em outros métodos, como a digitação de senhas incorretas.

O ponto biométrico é particularmente útil em ambientes que exigem um nível extra de controle, como em fábricas, escolas e afins.

Ponto pelo tablet

O ponto pelo tablet é também uma opção moderna e fácil de usar, ideal para quem deseja uma solução flexível. Os tablets podem ser colocados em locais estratégicos, como nas entradas e saídas da sede da organização, permitindo que os funcionários registrem horas de forma rápida e intuitiva.

E quais são as vantagens?

Facilidade de uso: interface intuitiva e fácil de navegar.
Mobilidade: os tablets podem ser facilmente transportados e utilizados em diferentes locais.
Versatilidade: além do controle de ponto, os tablets podem ser utilizados para outras funções, como coleta de dados e treinamento.
Integração: se integra facilmente a outros sistemas da empresa.

Essa opção é muito prática para negócios que operam em ambientes dinâmicos, como obras de construção, onde o acesso à internet pode ser limitado, já que a mobilidade dos dispositivos permite que o controle seja feito mesmo em locais remotos, garantindo a eficiência do processo.

Ponto pelo computador

Por fim, existe também o ponto pelo computador, que é uma forma mais tradicional de registro, mas que continua sendo uma escolha confiável para muitos. Através do site da plataforma escolhida pela organização, os funcionários registram a jornada diretamente em seus computadores, e os dados são sincronizados e atualizados na nuvem.

Conheça os diferenciais!

Customização: permite personalizar o sistema de acordo com as necessidades da empresa.
Integração: se integra facilmente com outros sistemas.
Segurança: oferece um alto nível de segurança, com controle de acesso e criptografia dos dados.
Armazenamento em nuvem: todas as informações ficam salvas no meio online sem qualquer custo extra, podendo ser acessadas a qualquer momento e de qualquer lugar.

Apesar de ser uma solução tradicional, o ponto pelo computador continua sendo relevante, especialmente para os setores de RH e administrativo, que conseguem acompanhar todo o registro da jornada de trabalho do time em tempo real.

Não perca mais tempo com planilhas que precisam ser preenchidas de forma manual e burocrática! Implemente hoje mesmo uma plataforma para gestão de funcionários moderna e eficiente e otimize a sua gestão, ganhando tempo para focar no que mais importa: as pessoas na sua empresa.