A gestão de ponto é o processo de registrar, monitorar e analisar as horas de trabalho dos funcionários, garantindo conformidade com as leis trabalhistas e políticas da empresa, assegurando a precisão no pagamento de salários, evitando horas extras desnecessárias e melhorando a produtividade.
E, para fazer esse acompanhamento, existem sistemas que automatizam a captura do ponto, facilitando o controle e a análise das jornadas de trabalho sem que você tenha que preencher qualquer coisa manualmente.
Por isso, se quiser mais transparência na relação empresa-colaborador e facilitar o seu dia a dia ou o dos profissionais de RH, chegou o momento de aprender mais sobre esse processo. Confira!
O que é a gestão de ponto no fim das contas?
A gestão de ponto nada mais é do que o acompanhamento da jornada de trabalho de cada colaborador de uma empresa, assim como suas horas extras, faltas, atrasos e outros detalhes pertinentes para o fechamento das suas folhas de ponto e de pagamento.
Ela acaba sendo também uma ferramenta estratégica para o financeiro de uma organização, já que fornece informações precisas sobre o montante desembolsado para manter cada membro de sua equipe.
Mas essa não é a única utilidade desse acompanhamento!
Para que serve a gestão de ponto?
Gerir as horas trabalhadas de seus colaboradores é indispensável para manter os custos extras da empresa minimizados, descobrindo, inclusive, quais são os gargalos do negócio.
Além disso, a gestão de ponto também serve para:
- averiguar o cumprimento da jornada de trabalho de cada colaborador;
- monitorar a assiduidade de cada membro da equipe e, com base nessa informação, tomar medidas acerca de quaisquer problemas;
- orientar o fechamento da folha de pagamento;
- auxiliar na elaboração de escalas de trabalho e concessão de benefícios;
- tornar a relação entre empresa e colaborador mais transparente;
- manter o negócio dentro da lei, conforme o que diz a CLT;
- evitar processos trabalhistas relacionados ao limite de jornada de trabalho extrapolado, horas extras não contabilizadas etc.;
- identificar padrões de ausências e atrasos, possibilitando intervenções rápidas e eficazes;
- simplificar o processo de auditoria, garantindo que todas as informações de ponto estejam organizadas e acessíveis; e
- reduzir fraudes e evitar erros manuais na conferência das horas.
Deu para perceber como o processo é importante para o funcionamento interno da empresa e para o bolso da organização? E as vantagens não param por aí!
9 principais benefícios e vantagens garantidos ao fazer gestão de ponto
A lista de benefícios que apenas uma gestão de ponto eficiente pode trazer para a sua empresa incluem duas vantagens competitivas importantes no mercado de trabalho: a otimização de tempo e o aumento da produtividade, mas não são as únicas!
Dá uma olhada no elenco completo de benefícios que você terá ao automatizar o controle de ponto por aí.
- Otimização do tempo de gestão, reduzindo o tempo gasto pela equipe de RH na administração de registros manuais.
- Facilidade na gestão de escalas, simplificando a criação e o ajuste de escalas de trabalho, adaptando-se a diferentes necessidades.
- Aumento da produtividade, melhorando o gerenciamento das horas trabalhadas e incentivando maior eficiência dos funcionários.
- Diminuição do turnover, garantindo um ambiente de trabalho justo e organizado que contribua para a retenção de talentos.
- Prevenção de conflitos trabalhistas, com dados precisos e bem geridos que servem como provas em disputas judiciais sobre horas trabalhadas e pagamentos.
- Suporte na gestão de projetos, ajudando no controle do tempo dedicado a diferentes projetos e atividades, melhorando a administração de recursos.
- Integração com outros sistemas ou áreas, facilitando a integração com sistemas de folha de pagamento e também setores fiscais e contábeis, agilizando processos financeiros.
- Rastreamento de desempenho, permitindo a análise de desempenho individual e coletivo que promove melhorias contínuas.
- Flexibilidade e mobilidade, oferecendo opções de registro de ponto móvel, permitindo a gestão remota das horas trabalhadas.
Convencido(a) de que esse processo deve ser uma rotina da sua empresa? Então, confira as melhores dicas para fazer esse procedimento no seu negócio, começando pelas etapas!
Quais as etapas da gestão de ponto?
Para ter a certeza de que o controle de ponto está sendo executado da maneira correta, você tem que conhecer as principais etapas do processo, por isso, certifique-se de que cada uma das fases abaixo seja desenvolvida com cuidado.
Planejamento e definição de políticas
Tudo começa com a definição das políticas de registro de ponto, incluindo horários de trabalho, turnos, intervalos, horas extras e regras específicas da empresa. Se você possui um bom sistema de controle de ponto eletrônico no seu negócio, basta inserir as informações sobre a jornada de cada colaborador na plataforma, que a própria tecnologia já se encarrega do resto!
Apenas se assegure de que essas regras estejam em conformidade com a legislação trabalhista vigente.
Controle de jornada
Acompanhe regularmente os registros de ponto para identificar inconsistências, como atrasos, faltas ou excesso de horas extras executadas pela sua equipe. Aproveite a facilidade do seu sistema para utilizar os relatórios gerados automaticamente para verificar o cumprimento das políticas estabelecidas na fase anterior.
Checagem do cálculo de horas e tratamento de ponto
Mesmo com a tecnologia fazendo quase tudo por você, é imprescindível fazer uma dupla checagem dos dados fornecidos pelo sistema ao final do mês, conferindo o tratamento de ponto com as horas, os atrasos, as faltas registradas e afins.
Envio das informações para os setores contábeis ou fiscais
Em poucos cliques e dentro da própria plataforma de gestão de ponto, você envia todas as informações conferidas para os setores responsáveis, que vão pegar todas as horas extras e somá-las à jornada de trabalho, assim como pegar todas as faltas não justificadas (dentre outros dados) e subtraí-las do cálculo, além de diminuir demais descontos, acrescentar benefícios e realizar o pagamento dos colaboradores.
Fechou seu checklist? Agora, conheça a plataforma que vai fazer tudo isso por você e mais um pouco!
Como fazer a gestão de ponto em 3 passos simples com a Coalize
Para fazer uma gestão de ponto simplificada e assertiva, é só contratar a Coalize, cadastrar seus funcionários, escolher entre horas extras ou banco de horas e monitorar o processo com bastante tempo extra para focar no que mais importa na sua empresa: as pessoas.
1. Cadastre seus funcionários
Para que os seus colaboradores possam usufruir dos benefícios de um bom sistema de ponto eletrônico, você vai precisar cadastrá-los na plataforma, informando os turnos ou cargas horárias executadas por cada um.
2. Defina se você vai optar pelo banco de horas ou por horas extras
Como gestor(a), você deve analisar se vai apenas permitir a execução de horas extras quando necessário, remunerando cada trabalhador que realizá-las com os adicionais exigidos por lei, ou se vai implementar um sistema de compensação por banco de horas, permitindo que sua equipe receba folgas pelas horas trabalhadas a mais.
Vale lembrar que, para a última opção, você deve ter já encaminhado um acordo individual ou coletivo de banco de horas com seus funcionários ou com o sindicato da categoria deles.
Na dúvida, dê o play no vídeo acima e entenda melhor como funciona esse recurso!
3. Aproveite o tempo economizado para focar na gestão de pessoas
E fim! Sim, com as soluções para RH da Coalize, esses são os únicos passos para automatizar o controle de ponto da sua empresa! A partir deles, todas as horas registradas pelo seu time serão computadas de forma automática e sem nenhuma ação sua necessária durante o processo.
Basta acompanhar os registros através dos relatórios emitidos automaticamente pela plataforma e trabalhar para corrigir quaisquer inconsistências que possam surgir ou, se tudo ocorrer bem, só enviar a folha de ponto – também automatizada – para a contabilidade no fim do mês.
No meio-tempo, dá até para tomar um cafezinho e focar exclusivamente na gestão de pessoas por aí, pensando em estratégias para atrair e reter talentos que só humanos podem aplicar, já que a tecnologia cuida da gestão de ponto por você.
Que tal experimentar? Conheça agora mesmo a plataforma de gestão de ponto da Coalize e solicite seu teste grátis!
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