Não são só as leis trabalhistas que devem ser observadas pelo RH na gestão das jornadas de trabalho: outro requisito legal é o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no controle de ponto. Afinal, os dados colhidos diariamente nas entradas e saídas são considerados pessoais e, por isso, devem ser protegidos.
Ficar por dentro da normativa, no entanto, não é nenhum bicho de sete cabeças. Basta que a empresa se comprometa em usar esses dados apenas para a finalidade para a qual eles foram coletados e garantir a segurança desses registros. E, nesse aspecto, o próprio sistema de ponto já pode contar com recursos que cumprem o papel.
Siga neste artigo para entender a influência da LGPD no controle de ponto e descubra como adequar o processo da sua empresa e não dar brecha para multas e problemas judiciais.
O que é a LGPD?
A Lei nº 13.709/18, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), regulamenta o tratamento de dados pessoais, com o objetivo de proteger os direitos de liberdade e privacidade dos cidadãos.
Dados pessoais são aqueles que podem identificar uma pessoa ou serem associados de alguma forma a ela, a exemplo de nome, CPF, endereço, e-mail, telefone e detalhes bancários.
Por isso, de acordo com a LGPD, esses dados só podem ser coletados, armazenados, compartilhados ou utilizados por empresas ou instituições se elas tiverem o consentimento do usuário, e só depois de informar claramente para qual propósito eles serão usados.
A lei também prevê que as empresas e órgãos devem ser transparentes sobre como tratam os dados e garantir a segurança dessas informações, adotando medidas técnicas e administrativas para protegê-las de acessos não autorizados, vazamentos, fraudes e outros problemas.
Se uma empresa pisar fora da LGPD, ela pode ser penalizada, o que inclui multa de até 2% do faturamento anual por infração. A fiscalização e a punição cabem à Autoridade Nacional de Proteção de Dados, se for constatado o descumprimento.
Quais os impactos da LGPD no controle de ponto?
Os impactos da LGPD no controle de ponto são sobre todos os dados pessoais coletados nesse processo, com atenção especial para a biometria, que é o registro do ponto por meio da impressão digital, leitura da íris ou reconhecimento facial.
É que dados biométricos são caracterizados, segundo o artigo 5 da LGPD, como informações sensíveis, assim como informações genéticas, de saúde, etnia, religião, orientação sexual e outros, que podem revelar informações íntimas ou delicadas da vida das pessoas e, por isso, pedem cuidado redobrado.
Mas não se preocupe! A LGPD permite o controle de ponto seguindo algumas normativas.
O que diz a LGPD sobre controle de ponto?
Uma empresa pode fazer uso das informações pessoais dos colaboradores para controle de ponto de acordo com o artigo 11 da LGPD, uma vez que sua finalidade é o cumprimento de uma obrigação legal e regulatória – no caso, o controle da jornada de trabalho, que é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários CLT.
Porém, a organização deve cumprir todas as responsabilidades legais para usar esse dado.
Entre os principais pontos da LGPD que todo responsável pelo controle de ponto precisa saber (e cumprir), estão:
- finalidade: uma vez que a coleta dos dados foi realizada para uso exclusivo de controle de ponto, nada de aproveitá-los para outro fim (artigo 6);
- transparência: de acordo com o artigo 9, é preciso garantir, aos titulares dos dados, informações claras, precisas e acessíveis sobre o tratamento das suas informações pela empresa, ou seja, deixe claro por que você está pedindo e como vai utilizá-las;
- segurança: o artigo 46 da legislação enfatiza que a empresa deve adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados, danos ou alterações; e
- responsabilização: o artigo 42 destaca que o responsável por causar algum dano patrimonial, moral, individual ou coletivo, por violação da lei, é obrigado a repará-lo.
Portanto, de maneira geral, a lei permite a coleta e processamento de dados pessoais como a biometria para registrar as jornadas de trabalho, desde que tenha consentimento e preze pela segurança e privacidade dessas informações. O que não é permitido no controle de ponto, segundo a LGPD, é utilizar esses dados para uma finalidade diferente da qual foi informada.
E como esse processo lida diretamente com informações sensíveis, as empresas que não estiverem seguindo essas determinações precisam adaptar seus sistemas internos o quanto antes para evitar problemas!
Como adequar o sistema de ponto com a LGPD?
Se o sistema de ponto da sua empresa não está de acordo com a LGPD ou se você quer garantir que nada passe despercebido no dia a dia, vale adotar recursos que garantam a proteção dos dados, estabelecer políticas claras de segurança e também conscientizar os colaboradores.
Medidas assim ajudarão a sanar problemas, além de facilitar a gestão do ponto e prevenir incidentes!
Adote uma política de segurança de dados
Uma boa maneira de começar é implementando políticas que norteiem a empresa sobre como agir em relação à proteção e privacidade de dados.
Por exemplo, estabeleça diretrizes claras sobre a coleta, armazenamento, utilização e descarte das informações, defina as medidas de proteção contra vazamentos e acessos indevidos e estabeleça procedimentos para lidar com eventuais incidentes de segurança.
Limite o acesso a pessoas autorizadas
Outra prática fundamental para garantir a conformidade é um controle rigoroso de quem pode acessar os registros de ponto dos colaboradores.
Restrinja esse acesso somente a pessoas autorizadas, como os profissionais responsáveis pela administração das jornadas e gestores de RH, para que apenas eles possam visualizar, processar ou manusear essas informações.
É importante que essas pessoas estejam treinadas, cientes das responsabilidades e comprometidas em utilizar os dados somente para a finalidade de controle do ponto.
Conscientize os colaboradores
Além do pessoal responsável pela gestão do ponto, também vale orientar a equipe toda sobre as responsabilidades da empresa e direitos dos funcionários em relação ao uso de seus dados.
Essa conscientização pode entrar no processo de onboarding de novos colaboradores, nos canais de comunicação interna ou mesmo ser tema de campanhas e treinamentos recorrentes. Isso ajuda a reforçar a transparência e a confiança dentro da organização, além de reduzir o risco de violações acidentais.
Utilize recursos de cibersegurança
Ferramentas como criptografia, firewalls e sistemas de autenticação ajudam a garantir que as informações dos colaboradores estejam seguras contra tentativas de invasão no ambiente digital.
Além disso, vale adotar soluções que garantam a integridade e a confidencialidade dos dados, desde a coleta até o armazenamento, como um sistema automatizado de tratamento de ponto.
Automatize processos
A gestão do ponto é um dos processos que podem ser facilmente automatizados com as tecnologias atuais, e essa otimização, além de facilitar o processo, também ajuda a prevenir erros humanos e fraudes.
Tecnologias de ponto eletrônico dispensam o manuseio de documentos físicos na gestão das jornadas de trabalho, além de padronizar o registro e controle de horários, automatizar o processamento e facilitar a identificação de qualquer irregularidade.
Ou seja, mais precisão e menos exposição desnecessária de dados pessoais.
Utilize um sistema de ponto em conformidade com a lei
A escolha de um sistema de controle de ponto que já esteja alinhado às exigências da LGPD vai facilitar muito as coisas para você.
Uma boa plataforma de ponto eletrônico pode atender todas as demandas da lei em uma só solução, porque
- conta com recursos de cibersegurança à prova de invasões e fraudes;
- atende ao princípio de uso transparente das informações;
- viabiliza a anonimização de dados sensíveis;
- automatiza o processamento dos registros;
- fornece relatórios RH para o monitoramento de conformidade.
Além disso, esse serviço especializado também proporciona a tranquilidade de saber que sua empresa não ficará para trás se acontecerem eventuais atualizações na legislação.
Ao implementar essas práticas, você não só evita multas e problemas jurídicos, mas também mostra que sua empresa valoriza a privacidade e a segurança dos colaboradores. E, com um sistema de ponto inteligente então, ainda garante mais eficiência e transparência dentro da organização!
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