O sistema de ponto eletrônico é o controle do ponto realizado de forma digital, ou seja, pelo uso de um sistema de registros de jornada que pode ser com ou sem biometria, documentando as entradas e saídas dos funcionários de uma empresa.
É através desses registros que o funcionário do RH acompanhará a carga horária de um colaborador, ou seja, quando entra e sai da empresa, incluindo horários de intervalos e faltas. Estes registros são importantes, pois é por meio deles que é possível:
- organizar escalas de trabalho de forma descomplicada;
- avaliar a frequência de um colaborador na empresa;
- analisar e realizar pagamentos mais assertivo de horas extras; e
- realizar uma folha de pagamento mais justa e exata.
Ou seja, o sistema de controle de ponto eletrônico é moderno, eficaz e auxilia em diversas tarefas do RH, sendo um benefício tanto para os funcionários quanto para os gestores de uma empresa.
Além disso, o artigo 74, da CLT, determina a obrigatoriedade de manter esse controle a partir de 20 (vinte) funcionários, seja pelo método que for. Então, por que não investir no melhor? Abaixo, vamos explicar quais são os tipos mais comuns.
Tipos de ponto
Existem muitas formas de marcar o ponto dos colaboradores, mas, entre os pontos eletrônicos digitais, três se destacam como os principais disponíveis no mercado, e eles são:
1. Ponto biométrico
O ponto biométrico é registrado a partir da digital do colaborador, através do sistema de biometria. Ou seja, há a captação de amostras biométricas que, nesse caso, é a digital, para uso diário de registro de ponto. Quando o funcionário aproxima seu dedo do leitor, é feita a identificação do indivíduo cadastrado e o lançamento de sua hora de entrada ou saída é armazenado no sistema.
A biometria não é muito eficaz em trabalhos em que há desgaste das digitais, como empresas de construção civil ou químicas, pois pode haver interferência no registro e gerando constantes transtornos para os colaboradores.
2. Ponto com cartão
Você já deve ter observado crachás e cartões de identificação em colaboradores de empresas, certo? Alguns deles também funcionam como cartão ponto, dando acesso ao local de trabalho e registrando suas entradas e saídas do expediente.
O funcionário bate o cartão por meio da máquina responsável por armazenar os dados, que pode ficar nas entradas das lojas e organizações ou em cada setor específico, pois, dependendo do tamanho do negócio, grandes filas podem ser formadas causando queima de horas e prejudicando o colaborador.
Um quesito importante é que há maiores chances de fraude, já que o cartão pode ser facilmente entregue a outro funcionário para ser batido durante uma falta, tornando esse método menos seguro em grandes empresas, em que o número de colaboradores é maior, tornando mais difícil sentir falta de alguém em sua função.
3. Ponto online
O ponto online é o que o mercado brasileiro tem de mais moderno e seguro atualmente e é o oferecido por nós, da Coalize. Esse sistema de registro de horas pode ser acessado através de smartphones, computadores e tablets de qualquer lugar, pois sua entrada e saída é arquivada com base na geolocalização do colaborador.
Ele pode ser usado para funcionários que trabalham na empresa ou em home office, já que em sua configuração é possível armazenar a localização que o ponto deve ser batido. Assim, só será aceita a entrada na empresa quando houver a confirmação do local de trabalho registrado. Demais, né?
Qual o melhor sistema de ponto eletrônico?
Para descobrir qual é a melhor opção de ponto eletrônico, você precisa considerar alguns aspectos importantes que envolvem o sistema e a empresa contratada, assim será possível descobrir qual forma de registrar o ponto se adequa mais ao seu negócio.
O atendimento é uma das principais características que precisam ser destacadas. Um bom atendimento deve ser constante, não somente no momento de adquirir o ponto eletrônico. Por isso, pesquise a respeito do suporte que a empresa dá em casos de falhas no sistema ou dúvidas do RH, facilitando o trabalho e otimizando os procedimentos de forma eficaz.
Outro detalhe muito importante, é a interface do sistema. Quanto mais intuitiva, melhor, pois assim você é capaz de realizar o passo a passo dos procedimentos sozinho e ainda pode resolver pequenos problemas por conta própria.
Visualizar as jornadas de trabalho da equipe tem que ser um trabalho fácil e a impressão de folha de ponto personalizada precisa ser rápida. Outra tarefa que precisa ser simples é a de acrescentar e remover colaboradores do sistema quando houver novas contratações ou processos de demissões.
Nisso, também se encaixam as funcionalidades que o sistema de controle de ponto eletrônico precisa ter que, além das acima citadas, deve-se analisar as necessidades da empresa e verificar se estão de acordo com tudo que a empresa contratada oferece. Por exemplo, o ponto permite registro mesmo sem internet? É possível usar a geolocalização para estabelecer um perímetro para bater o ponto?
Por fim, a segurança precisa ser eficiente em dois pontos primordiais: na proteção dos dados dos funcionários e ao evitar as chances de fraude, ou seja, impedir que uma pessoa dê entrada na empresa no lugar de outro colaborador.
Como criar um sistema de ponto eletrônico
Em primeiro lugar, você deve escolher uma empresa especializada no tipo de ponto eletrônico que você optou para o seu negócio. Ela é quem vai realizar as instalações necessárias, guiá-lo nos primeiros passos do sistema com demonstrações e explicações, que vão desde adicionar um novo funcionário até imprimir o relatório de horas.
Por isso, ressaltamos a importância de um sistema online intuitivo e com bom serviço de suporte. Pontos realizados pela biometria e cartão necessitam de máquinas próprias e assistência especializada mais complexa que, por exemplo, um aplicativo de ponto no computador e celular não demanda, já que grande parte dos erros podem ser resolvidos até mesmo à distância.
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