O sistema de ponto eletrônico surgiu para substituir o modo manual e mecânico de marcar e controlar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Hoje, seu uso é regulamentado pela Portaria nº 671, emitida em 2021 pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
E, embora não seja obrigatório o uso do ponto eletrônico para controlar a jornada de trabalho da equipe, o formato é o mais seguro e confiável contra fraudes e erros de marcação, por isso, o mais recomendado atualmente.
Isso sem mencionar que todos os estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores são obrigados a fazer esse controle de alguma forma.
Aqui, você confere tudo o que precisa saber sobre o sistema de ponto eletrônico e entende as razões pelas quais você deve adotá-lo no lugar de um registro de jornada passível de erros e obsoleto como o livro-ponto e o cartão mecânico.
Quais são os tipos de sistema de ponto eletrônico?
Antes de tudo, você precisa entender que há três tipos de sistema de ponto eletrônico que podem ser usados por sua empresa: o REP-C, o REP-A e o REP-P.
- Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): é aquela máquina/relógio que fica na parede do estabelecimento, e exige biometria, senha ou cartão magnético, imprimindo um comprovante de registro assim que o funcionário bate seu ponto.
- Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): é o registrador que permite que o controle de jornada seja feito pelo computador, tablet ou celular. Funciona de modo autônomo, armazenando os dados internamente em um sistema de gestão de pessoas.
- Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P): é bem semelhante ao REP-A, com a única diferença de que armazena os dados de registro externamente, em nuvem.
Todos os tipos que você acabou de conhecer são mais seguros e compatíveis com a rotina do trabalhador do século XXI do que o modo manual e mecânico de bater o ponto.
Como funciona o sistema de ponto eletrônico digital?
O sistema de ponto eletrônico digital funciona por meio de um software que permite que o registro da carga horária de um colaborador seja feito por meio de um equipamento eletrônico, seja ele um relógio, um computador, um tablet ou um celular.
Logo, todos os tipos de sistemas eletrônicos podem ser considerados digitais – o que muda é o modo como cada um deles funciona e a quantidade de benefícios oferecida por eles.
O REP-C, ou relógio de ponto eletrônico, por exemplo, funciona por meio da aproximação ou inserção de um cartão magnético, senha numérica ou biometria no aparelho. Alguns modelos são tão inteligentes ao nível de serem integrados com outras formas de registrar a jornada.
Já os sistemas de ponto eletrônicos alternativos (REP-A) e via programa (REP-P) podem funcionar em um site ou um aplicativo e serem acessados por um computador, tablet ou celular. Esses modelos dispensam a necessidade do relógio físico, e são perfeitos para controlar a jornada tanto de colaboradores em regime presencial quanto home office ou mesmo em jornada externa.
Com eles, o colaborador usa o próprio celular ou computador de trabalho para registrar as horas, e o RH, via geolocalização, pode criar uma cerca virtual que delimita a região onde o início, intervalo ou finalização da jornada pode ser registrado.
Cabe aos gestores, em conversa com um time ou consultoria de Recursos Humanos, considerararem suas opções e escolher a versão eletrônica que mais se encaixa com a realidade da organização.
Quais as vantagens do sistema de gestão de ponto eletrônico?
O registro de ponto eletrônico é capaz de modernizar sua empresa ao nível de reduzir erros, evitar esquecimentos ou fraudes no registro e até atrair gerações mais novas para o negócio. Afinal, adotar uma boa tecnologia de ponto não só evita problemas, como traz vantagens estratégicas para seu estabelecimento.
Veja as 11 principais!
- O funcionário bate o ponto, a tecnologia sincroniza e registra o horário no sistema: simples assim.
- Sistemas eletrônicos evitam fraudes e erros humanos na hora do registro, como o esquecimento de bater o ponto ou o registro feito por outra pessoa, já que as melhores tecnologias emitem alertas de registro, que costuma ser feito com biometria, o que faz com que apenas o próprio funcionário possa registrar sua jornada.
- Aumento da precisão do registro, evitando atrasos ou faltas injustificadas.
- Controle de ponto automatizado para colaboradores em regime de trabalho remoto ou híbrido.
- Baixo custo de manutenção.
- Possibilidade de uso do próprio celular para bater o ponto, sem a necessidade de investir em novos equipamentos.
- Eliminação de filas na entrada, intervalo e saída da empresa.
- Fechamento de horas trabalhadas facilitado e automatizado no final do mês.
- Acompanhamento da jornada de trabalho do colaborador em tempo real.
- Configuração e edição de diferentes tipos de escalas a qualquer momento através do painel do gestor.
- E muito mais!
É um ganha-ganha sem precedentes: para você e para toda sua equipe de colaboradores.
Como implementar um sistema de ponto eletrônico online?
O primeiro passo – e talvez um dos mais importantes – é escolher um sistema de ponto eletrônico que funcione de modo online para chamar de seu.
Depois, é só seguir o bê-a-bá abaixo para implementar sem erro.
- Instale ou baixe o sistema de ponto eletrônico da empresa contratada nos dispositivos móveis desejados. Se preferir, acesse o site da plataforma em questão para bater o ponto diretamente da web.
- Cadastre cada colaborador na plataforma, incluindo informações pessoais, jornada de trabalho e permissões específicas, como registro de ponto offline e remoto.
- Ensine seus colaboradores a marcarem ponto pela plataforma ou aplicativo do sistema contratado. Desde que a interface da ferramenta seja intuitiva e fácil de usar, você não encontrará problemas nesta etapa.
- Se o ponto for batido do aplicativo, ative o recurso de geolocalização e instrua seus colaboradores a ativarem o GPS do aparelho na hora do login.
- Se desejar, habilite a função “cerca virtual”, recurso que permite que o ponto seja batido apenas dentro da localização desejada.
- Como gestor(a) ou profissional responsável pelo time, navegue pelo sistema de ponto e aprenda a utilizar todos os recursos disponibilizados pelo software. Os melhores sistemas providenciam vídeos explicativos sobre todos os recursos e oferecem suporte nesta etapa. Aproveite!
- No fim do mês, compartilhe a folha de ponto automatizada com a contabilidade para facilitar o fechamento da folha de pagamento.
Todo esse processo fica ainda mais fácil se você escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico disponível no mercado. E olha só que coincidência: tem uma dica quente logo abaixo!
Qual o melhor sistema de controle de ponto eletrônico?
Se você busca um sistema de ponto eletrônico à prova de erros e fraudes, com funcionamento online (registrado e monitorado pelo celular, tablet ou computador) ou via relógio de ponto digital, o software de controle de jornada da Coalize foi feito para sua empresa.
Sem contar que o uso do ponto online, acessado por dispositivos móveis, não anula o uso do relógio digital no estabelecimento e vice-versa, o que é perfeito para atender às necessidades dos profissionais que trabalham in loco e de quem atua no formato remoto.
E o ponto da Coalize não é só um registrador, mas uma plataforma completa de gestão de banco de horas, controle de férias, organização de escalas e jornadas personalizadas. Esse pacote completo ainda fornece a você relatórios automatizados, e permite a distribuição em massa de holerites e assinatura eletrônica da folha de ponto e de pagamento!
Conheça o sistema de ponto eletrônico da Coalize e livre-se de burocracias para ter mais tempo para focar na estratégia do seu negócio!
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